Data-Driven Business anstatt Datensilos

In unserer Serie „Data-Driven Business anstatt Datensilos!“ wiesen wir in unserem zweiten Beitrag: Schärfen Sie den Blick für Ihre Daten: Vor- und Nachteile von Datensilos für B2B-Unternehmen auf konkrete Gründe für die Entstehung von Datensilos in der Praxis hin. Darüber hinaus führten wir Ihnen anhand von Beispielen und Szenarien Vor- und Nachteile von Datensilos für B2B-Unternehmen vor Augen. 

Im dritten Beitrag: Datensilos aufbrechen – Digitalisierungspotenzial befreien widmen wir uns der zentralen Bedeutung einer Datenstrategie und geben Ihnen Einblick über praxisorientierte Methoden der Datenintegration. Zudem erfahren Sie von uns, wie Sie Datensilos durch Datenintegration und -migration auflösen und die Entstehung von isolierten Daten zukünftig unterbinden können.  

Datensilos aufbrechen – Digitalisierungs-potenzial befreien 

Kommt Ihnen als Unternehmer diese Situation bekannt vor? Führungskräfte und Mitarbeiter investieren ihre Zeit in Digitalisierungsvorhaben. Sie befassen sich mit dem Digitalisieren von Prozessen und Dokumenten, der Vernetzung von immer mehr Maschinen und mobilen Endgeräten. Folglich generieren sie immer mehr Neu-Daten. Zudem verfügt das Unternehmen aber bereits über einen wahren Datenschatz an Alt-Daten in ERP-, CRM- und externen Datenquellen, wie Social Media, Finanzportale oder behördliche Quellen (Open Data). Diese enorme und stets wachsende Informationsflut aus Neu- und Alt-Daten zu bewältigen, um fundierte Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen und datengesteuerte Geschäftsmodelle gewinnbringend umzusetzen, stellt Unternehmen jedoch vor eine enorme Aufgabe. Denn: Datensilos verhindern, den maximalen Nutzen aus den umfangreichen Daten zu ziehen. Aufgrund fehlender Schnittstellen lassen sie keine direkte Einsicht in und einen unmittelbaren Zugriff auf die Daten zu. Infolgedessen leiden die Qualität und die Glaubwürdigkeit der Daten, denn es bleibt nicht nur die Messbarkeit auf der Strecke, sondern auch die Vergleichbarkeit. 

Machen Sie sich als Unternehmer bewusst: Essenziell für den Digitalisierungserfolg in Ihrem Unternehmen ist es, für diese Probleme Lösungen zu finden, denn sowohl Datenmengen nehmen zu als auch die Anzahl an datenverarbeitenden Systemen. Entscheidend ist eine durchdachte Datenstrategie: Mit dieser generieren Sie mehr Umsatz, verringern Ihre Betriebskosten, schaffen mehr Innovationen und schnelleren Markteinführungen sowie eine bessere Kundenzufriedenheit.

Was ist eine Datenstrategie?

Einfach erklärt: Eine Datenstrategie ist ein ausformulierter und zielorientierter Verfahrensplan, mit dessen Hilfe Sie Wissen und Mehrwert aus Ihren Daten generieren.

Im Detail betrachtet: 

• Legt eine Datenstrategie die langfristigen Ziele und Maßnahmen fest, wie Daten in Ihrem Unternehmen verstanden, genutzt und verantwortet werden. 
• Definiert diese klare Ziele mit Zeitangaben.
• Benennt sie den voraussichtlichen Ressourcen-Einsatz und die Rahmenbedingungen für die Zielerreichung. Dazu gehören die technischen (Hardware und Software) und die rechtlichen Voraussetzungen (Datenschutz, Datensicherheit usw.). 
• Gleicht eine Datenstrategie die personellen Ressourcen im aktuellen Zustand und die nötigen Kapazitäten und Qualifikationen ab.
• Ist eine Datenstrategie losgelöst von technischen Gegebenheiten zu betrachten, denn diese orientiert sich am Geschäftsmodell und an Fachbereichen. 

Wichtig: Verwechseln Sie keinesfalls die Datenstrategie mit einer Digitalstrategie. Letztere bringt Ihrem Unternehmen neue digitale Möglichkeiten wie zum Beispiel effizientere Zusammenarbeit per Cloud, schlankere Prozesse und neue digitale Geschäftsmodelle im Rahmen der Digitalisierung ins Unternehmen. Das Ziel der Datenstrategie hingegen ist: Das Schaffen von Entscheidungsgrundlagen, die das bestehende Geschäft verbessern und neue Potenziale erschließen.

Welchen Mehrwert bietet eine Datenstrategie für Ihr Unternehmen?

Eine ganzheitliche Datenstrategie ist notwendig, um Daten im Unternehmen sinnvoll und gezielt für den Unternehmenserfolg einsetzen zu können und unternehmensweit, datenbasiert Entscheidungen zu treffen. Welchen Mehrwert Ihnen eine ganzheitliche Datenstrategie noch bietet, führen wir Ihnen im Folgenden auf:

Mithilfe einer individuellen Datenstrategie:

• Generieren Sie einen entscheidenden Wissensvorsprung – insbesondere dann, wenn diese Teil einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie ist.  
• Sind Sie in der Lage, jederzeit auf sich ändernde Rahmenbedingungen und Bedürfnisse Ihrer Kunden gezielt reagieren können.
• Unterstützen Sie Ihr Unternehmen beim Erreichen seiner Ziele. 
• Können Sie die Hebel mit dem meisten Mehrwert identifizieren und in ein ganzheitliches Unternehmensbild einbetten. 
• Ist es Ihnen möglich, die bestehenden Geschäfte zu optimieren und möglicherweise auch neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen.
• Setzen Sie Maßnahmen effizient und wohlkoordiniert um und vermeiden Redundanzen. 
• Optimieren Sie Ihre Analysen und Entscheidungen in Ihrem Unternehmen durch Echtzeitdaten.
• Verhindern Sie, sich nicht in Big Data bzw. Data Science Projekte zu verrennen oder mit den falschen Projekten anzufangen. 

Exkurs: Datenstrategie – Data-Thinking als Ansatz

Einfach erklärt: In einem datengetriebenen Unternehmen stehen entlang des Data Thinking-Ansatzes die gewinnbringende Nutzung von Daten strategisch im Mittelpunkt. Data-Thinking nutzt unter anderem Methoden des Design Thinking, um Kundenbedürfnisse zu identifizieren und mittels kreativer Wege neue Lösungen für datengesteuerte Herausforderungen zu ermitteln. 

Welchen speziellen Nutzen Sie aus dem Data-Thinking-Ansatz für Ihr Unternehmen ziehen können, führen wir Ihnen im Folgenden auf: 

• Marketingmaßnahmen oder Unternehmensentscheidungen werden von Ihren Führungskräften immer auf der Basis einer detaillierten Datenanalyse getroffen. 
• Bei der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse oder anderen internen Unternehmensstrukturen fallen Entscheidungen nach genauer Betrachtung aller analytischen Befunde. 
• Mit Data-Thinking minimieren Sie den Spielraum für intuitive Bauchentscheidungen oder spontane Experimente. 

So entwickeln Sie in 6 Schritten eine Datenstrategie

Eine strukturierte Vorgehensweise für das Ausformulieren einer Datenstrategie fällt Ihnen als Führungskraft schwer? Dabei sind es nur sechs Gedankenschritte, die Sie für eine solide Datenstrategie benötigen. Wobei der Letztere das Niederschreiben der Strategie umfasst. Wir geben Ihnen Einblick:

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1. Formulieren Sie eine Vision
   Mit einer Datenstrategie verfolgen oder unterstützen Sie die Vision Ihres Unternehmens. Diese ist individuell auf Ihre Ausgangssituation und auf Ihre gesetzten Unternehmensziele maßgeschneidert.
   

Für die Ausformulierung der Vision können folgende Fragen für Sie hilfreich sein:

• Wie steht es um unsere derzeitige Marktsituation? 
• Welche Informationen benötigen wir schneller oder genauer über den aktuellen Markt? 
• Wie genau funktionieren unsere Geschäftsmodelle? 
• Welche Vision sehen unsere Mitarbeiter für unser Unternehmen? 
• Was möchten wir gerne mehr über unser eigenes Unternehmen wissen? 
• Welche Probleme unseres Unternehmens begründen sich aufgrund fehlender Datentransparenz?

2. Identifizieren Sie relevanten Datenquellen
Sie wollen Fragen mit Daten beantworten? Folglich müssen Sie Daten identifizieren, die Antworten auf Ihre Fragen liefern. Andersrum gedacht: Sie betrachten vorhandene Daten und entwickeln daraus Lösungsideen, für die es bisher noch keine Fragen gab. 

Behalten Sie stets im Blick: Für die Beantwortung von Fragen ist es essenziell, alle verfügbaren Datenquellen zu identifizieren und gut zu dokumentieren und Ihre Mitarbeiter über diese Dokumentation und wichtige Erkenntnisse über die Datenquellen zu informieren. Nur so können Ihre Mitarbeiter diese gewinnbringend für das Unternehmen nutzen.

Wichtig: Betrachten Sie Ihre Datenpotenziale in den weiteren Schritten ganzheitlich und rechtssicher

Beziehen Sie einen IT-Administrator und einen erfahrenen Data Engineer an dieser Identifikation mit ein, um bereits von Beginn an Fragen zur Datensicherheit und dem Datenschutz zu klären. Nur so betrachten Sie Ihre Datenpotenziale in den weiteren Schritten ganzheitlich und rechtssicher. 

3. Erarbeiten Sie ein Konzept für die Informationsgewinnung
Daten zu nutzen, bedeutet für Sie konkret, sie in Informationsflüsse umzuwandeln. Je nach Detaillierungsgrad: Entweder ganze Datenquellen oder auch nur einzelne Datentabellen innerhalb von Datenbanken miteinander zu verknüpfen. 

Stellen Sie sich daher stets die Fragen: 

• Welche Informationsflüsse haben wir bereits? 
• Und welche Datenquellen erschaffen neue Informationsflüsse und müssen miteinander verknüpft werden?
  

4. Entwickeln Sie einen Fahrplan für die Wissensgenerierung
Werden Informationen in einem bestimmten Kontext betrachtet, entsteht Wissen. Im Kontext der Geschäftssituation Ihres Unternehmens entsteht für Ihr Geschäft relevantes Wissen. In diesem Schritt beleuchten Sie, welche Informationen zur Wissensgenerierung von besonderem Interesse sind und welches Wissen Sie über welche Informationen generieren können.

5. Planen Sie die Umsetzung
Sie haben nun konkrete Ideen dafür entwickelt, welche Daten verfügbar gemacht werden müssen und wie Sie aus diesem Geschäftswissen generieren. Sicherlich stellen Sie sich jetzt die Frage, wie Sie dieses gedankliche Konstrukt in der Praxis umsetzen können.

• Klären Sie dazu zumindest folgende drei Fragen der Reihenfolge ab

• Welche Qualifikationen müssen unsere Mitarbeiter haben?
• Welche Software-Tools sollen wir verwenden?
• Welche Hardware wird den Anforderungen der Software gerecht? 

6. Formulieren Sie Ihre Datenstrategie aus
Sie haben alle Fragen von der Vision bis zur konkreten Umsetzungsplanung beantwortet? Dann fehlt Ihnen nur noch die schriftliche Ausformulierung Ihrer Ideen, Konzepte und der zu erwartenden Ergebnisse – verständlich erklärt, als ein Dokument mit dem Titel Datenstrategie. 

Datensilos durch Datenintegration und -migration aufbrechen 

Für das Abschaffen der Barrieren gibt es mehrere etablierte Wege. Im Folgenden erfahren Sie wertvolles Know-how zu Einsatzmöglichkeiten und Vorteilen beider Wege.

• Eine Datenmigration bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten vom einen System ins andere zu transferieren. Das bedeutet in der Praxis:
• Sie verbinden die verschiedenen Systeme miteinander, damit Ihr digitales Öl fließen kann. Das geschieht über Schnittstellen (API) und sogenannte Konnektoren. Diese sorgen beispielsweise dafür, dass Ihr Onlineshop nun mit Ihrer Kundendatenbank (CRM, Customer-Relationship-Management) und Ihrem Warenwirtschaftssystem (ERP) kommuniziert.
• Sie schaffen neue Systeme an. Zum Beispiel Hardware-Lösungen wie aktuelle Server und Cloud-basierte Datenspeicher. Oder Sie ersetzen viele veraltete Programme durch eine zentrale Software, auf die mehrere Abteilungen zugreifen.

• Eine Datenintegration ist eine sichere Methode, um Daten aus unterschiedlichen Formaten und Quellen in einem einheitlichen Format zusammenzuführen und somit neue Daten zu erstellen. Mit diesem Vorgehen beseitigen Sie Dopplungen und korrigieren Ungenauigkeiten und Fehler. Im Folgenden gehen wir genauer auf die Methoden zur Datenintegration ein.

Methoden zur Datenintegration

Unternehmen nutzen zur Datenintegration eine von mehreren möglichen Methoden:

• Skripts: Skripts in SQL, Python oder anderen Skriptsprachen eignen sich, um isolierte Daten in das Data Warehouse zu verschieben. Diese bergen jedoch auch einen Nachteil: Die Skriptentwicklung ist sehr komplex und je umfangreicher die Datenquellen, desto stärker nimmt auch die Komplexität zu. Auch erfordern Änderungen an Datenquellen wiederum eine Aktualisierung der Skripts, was sich als kostenintensiv und zeitaufwendig zu Buche schlägt.
• Lokale ETL-Tools: ETL bricht Silos auf: Mithilfe vonETL (Extrahieren, Transformieren und Laden) und ELT-Tools automatisieren Sie den Prozess der Datenschiebung aus verschiedenen Quellen in das Data Warehouse. 
• Cloud-basierte ETL-Prozesse: Cloud-Anbieter gestalten den ETL-Prozess einfacher und schneller, denn sie nutzen die Infrastruktur des Cloud-Providers – u. a. Data-Warehouse- und ETL-Tools. 

Silos erkennen und auflösen – Schritt für Schritt

Gibt es in Ihrem Unternehmen Altsysteme und andere Formen von Silos, können Sie diese nicht von heute auf morgen auflösen. Stattdessen ist es ratsam, schrittweise und kontinuierlich vorzugehen. Das sieht beispielsweise so aus

1. Beginnen Sie einem konkreten Unternehmensziel
   Die Beseitigung der “digitalen Inseln” darf kein Selbstzweck sein. Die Aufräumarbeiten müssen konkrete Verbesserungen mit sich bringen, zum Beispiel eine Verbesserung der Produktivität einer Abteilung, die Steigerung des Datenschutzes oder das Anwachsen des Umsatzes.
   
   Folgende Fragen unterstützen Sie bei der Definition Ihres Unternehmenszieles:

• Was erwarten Sie von dem Aufbrechen der Datensilos, eine Renditesteigerung durch Kosteneinsparungen oder einen höheren Umsatz pro Kunde durch das bessere Verständnis der Kunden und ihrer Bedürfnisse?
• Welche Veränderungen möchten Sie damit anstoßen? 
• Welche Ergebnisse soll es geben? 
• Wie können Sie diese messen? 
  

Idealerweise setzen Sie sich Ziele nach der SMART-Methode. Das bedeutet:

• Spezifisch
• Messbar
• Attraktiv
• Realistisch
• Terminiert.
  

Wichtig: Denken Sie stets “Customer Centric”. Wie können Sie durch die Kundenzentrierung (engl. Customer Centricity) die Zufriedenheit oder Produktivität steigern? Was müssen Sie tun, damit Sie die Erwartungen der Kunden befriedigen und zugleich Ihre Ziele erreichen?

2. Führen Sie einen unternehmensweiten Datenkatalog ein
   Dieser verschafft Ihnen einen Überblick über alle Daten-Assets und verstehen: Welche Daten gibt es überhaupt, woher stammen diese und wofür werden sie benutzt. Ein unternehmensweiter Datenkatalog ist zudem nützlich, um Daten anhand von: Wert, Sensitivität und Qualität der Daten zu konsolidieren und daraus fundierte Entscheidungen zu treffen.
   
3. Setzen Sie Künstliche Intelligenz und Machine Learning ein
   Mithilfe von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning lassen sich Ihre Daten in dem Katalog mit Blick auf Verwendungszweck, operative oder dispositive Nutzung und Kontext analysieren und beispielsweise Predictive Analytics oder IoT-Themen vorantreiben.
   
4. Initiieren Sie ein Data-Governance-Programm
   Stellen Sie anhand von Regeln sicher, dass Daten nach Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Unternehmensstandards gemanagt und zusammengeführt werden.
   
5. Führen Sie eine Platform-as-a-Service-Systems (PaaS) ein
   Diese sollte in der Lage sein, mit unterschiedlichen Integrationsmustern wie: Application-Integration, Integration-Hubs, Datenqualität, Katalogisierung und Stammdatenmanagement umzugehen. 

Tipp: Überprüfen Sie laufend die Umsetzung

Was lief gut, was ging schief bei Ihrem Projekt? Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Wo müssen Sie noch nachjustieren? Finden Sie heraus, wie erfolgreich das Aufbrechen der Datensilos verlief.
Unser Tipp: Arbeiten Sie kontinuierlich an der Verbesserung Ihrer Datenströme. Jedes Silo, das Sie abbauen, beschleunigt und verbessert ihre Prozesse. Im besten Fall erleben Sie eine exponentielle Steigerung, da sich die Systeme und ihre zahlreichen Verknüpfungen gegenseitig beeinflussen.

Unterbinden Sie die Bildung neuer Datensilos

Neben den technischen Maßnahmen müssen Sie auch die menschliche Ebene beachten: Sorgen Sie dafür, dass die betroffenen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die Veränderungen verstehen. Und erklären Sie beispielsweise durch interne Schulungen, wie die neuen Systeme zu handhaben sind. Denken Sie zudem darüber nach, neue oder überarbeitete IT-Richtlinien (Governance) aufzusetzen. Damit verhindern Sie unter anderem, dass die Kollegen zukünftig wieder eigenständige Lösungen erschaffen.

Datenpotenzial effizient und gewinnbringend nutzen

Machen Sie sich als Unternehmer bewusst: Identifizieren Sie Datensilos und beseitigen Sie diese gezielt, sorgen Sie für zahlreiche Verbesserungen in Ihrem Unternehmen. Zum einen steigern Sie die interne Effizienz, optimieren die Kundenzufriedenheit, feilen am Datenschutz und verringern unnötige Kosten. Zum anderen können Sie die Digitalisierung Ihres Unternehmens voranbringen. Entscheiden Sie selbst, ob der Einsatz von Datensilos in Ihrem Unternehmen das Mittel der Wahl ist, um Ihr Unternehmen wirklich voranzubringen. 

Wir stehen Ihnen gerne beratend zur Seite! P&M ist Ihr Partner aus der Praxis. Was uns als Berater:innen von vielen anderen Unternehmensberatungen unterscheidet, ist unsere praktische Erfahrung aus zahllosen erfolgreichen Digitalisierungsprojekten. Sprechen wir von Digitalisierung, ist das keine Theorie, sondern gelebte Praxis. Wir freuen uns darauf, Sie gemeinsam mit Ihnen umzusetzen. 

In unserer Serie „Data-Driven Business anstatt Datensilos!“ widmen wir uns in unserem vierten Beitrag: Datenmanagement statt Datensilos – die Vorteile, welche Chancen sich durch ein zentrales Datenmanagement für Ihr Unternehmen eröffnen. Setzen Sie dieses Wissen in der Praxis um, können Ihre Mitarbeiter mehr Wissen aus den Daten ziehen und bessere Entscheidungen treffen. Damit ist Ihr Unternehmen im Vorteil gegenüber dem Wettbewerb. 

Über den Autor

Phillip Schulte