Datensilos aufbrechen: So gelingt Ihnen das

Datensilos auflösen

“Tear down this wall”, sagte Ronald Reagan am 12. Juni 1987 in West-Berlin. Reißen auch Sie Mauern nieder – und zwar in Ihrer Firma! Hier gibt es sicherlich einige unsichtbare Barrieren, die unnötig Kosten produzieren und Sie bei der Digitalisierung behindern.

Wovon wir reden? Von Datensilos. Was es damit auf sich hat, wie sie entstehen und wie Sie sie gezielt aufbrechen können, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Was sind Datensilos?

Ein Silo ist ein Speicher, um beispielsweise Getreide oder Zement zu lagern. Das Gebäude steht stabil und abgeschottet von der Außenwelt in der Landschaft. Nur autorisierte Personen haben einen Zugang. Ähnlich sieht es bei digitalen oder virtuellen Silos aus – den sogenannten Datensilos.

Legen in einem Unternehmen einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen ihre Daten so ab, dass andere darauf nur sehr schwer oder gar nicht zugreifen können, entstehen Datensilos. Datensilos gibt es in Programmen, auf einem Server oder auf Cloud-Speichern. Auch gesamte IT-Systeme können zu isolierten Einheiten werden.

Drei Beispiele für Datensilos in Unternehmen

Die folgenden Arten von digitalen Silos kennen Sie wahrscheinlich:

  • Ein Kollege aus einem anderen Team hat ein wichtiges Konzept geschrieben, das Sie benötigen. Doch das Dokument liegt auf einem geschützten Bereich des Servers, auf den Sie keinen Zugriff haben.
  • Ihr Vertrieb, Ihr Marketing und Ihr Support haben tagtäglich mit Kunden zu tun. Alle Informationen halten sie fest – jedoch nicht in einem zentralen System, sondern in drei verschiedenen Software-Lösungen. Ein Austausch der nützlichen Daten erfolgt nicht.
  • Ihr Vertriebsteam geht auf eine Messe und kommt danach mit vollen Auftragsbüchern zurück. Die Bestellungen wurden jedoch nicht in einem einheitlichen Format in einer Vertriebssoftware, sondern in Word-Dokumenten, in Excel-Listen und auf handschriftlichen Zetteln festgehalten. Das bedeutet: Nach der Messe tragen die Kollegen mit viel Fleißarbeit die Informationen ins CRM, ins ERP und ihr Vertriebsreporting-Tool ein.

Sind isolierte Systeme per se schlecht?

Nein. In machen Branchen und Unternehmensbereichen ist es sogar ausdrücklich gewünscht, dass gewisse Daten isoliert werden. Zum Beispiel, wenn es um Geschäftsgeheimnisse und heikle Kundendaten geht. In diesem Fall spricht man von positiven Datensilos.

In der Regel gilt der Begriff “Datensilo” als negativ. Denn abgeschottete Daten und Systeme besitzen einige negative Eigenschaften.

Warum Datensilos Ihr Unternehmen ausbremsen

Wenn Sie sich mit der Digitalen Transformation beschäftigen, haben Sie sicherlich schon Sprüche wie “Daten sind das Öl der Digitalisierung” oder “Daten sind das Öl des 21. Jahrhunderts” gehört. Wie kommt es zu derlei Aussagen?

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Zum einen sind Daten eine Art Rohstoff. Ohne Bits und Bytes können Sie nicht arbeiten. Sie benötigen beispielsweise Kundeninformationen, Daten von Sensoren oder statische Auswertungen Ihrer Firmenwebseite. Diese Daten müssen sinnbildlich fließen, ansonsten entstehen Unterbrechungen in Ihren Abläufen. Im schlimmsten Fall kommen ganze Prozesse zum Stillstand.

Alle Unternehmen – selbst kleine Start-ups – setzen heutzutage zig verschiedene Systeme ein. Das sind Hardware-Systeme wie Computer mit Festplatten, Server und Cloud-Speicher. Zum anderen arbeiten Sie und Ihre Kollegen mit vielfältigen Programmen. Damit das alles “flutscht”, muss es einen ständigen Datenaustausch geben. Doch dieser ist mit virtuellen Silos kaum möglich.

Unterbrochener Datenfluss: Die negativen Folgen

Entstehen Datensilos, hat das unter anderem folgende Nachteile:

  • Es leidet die Effizienz: Interne und externe Abläufe werden ausgebremst, Prozesse dauern unnötig lange.
  • Ineffiziente Prozesse und Strukturen benötigen viel mehr “Manpower” als automatisierte Abläufe. Das schlägt sich auf die Kosten nieder.
  • Sind Ihre Prozesse langsam oder unzufriedenstellend, wirkt sich das negativ auf die Moral der Mitarbeiter einer Firma aus. Und auch die Kundenzufriedenheit kann darunter leiden.
  • Durch Datensilos werden Daten mehrfach, also redundant, abgelegt. Derart sammeln sich unnötig Datenmengen an. Oder Datensätze sind unvollständig, das hat eine schlechte Datenbasis zur Folge.
  • Möchten Sie neue, digitale Geschäftsmodelle entwickeln, benötigen Sie in der Regel saubere Datensätze. Und Daten, die “flüssig” sind. Mit Silos ist so etwas kaum machbar.

Zusammenfassend bedeutet das: Datensilos verursachen Kosten an verschiedenen Stellen und bremsen Abläufe aus. Diese Nachteile können weitreichende Folgen haben – bis hin zur eingeschränkten Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Wie digitale Silos entstehen

Ein Grund für Datensilos sind starre und veraltete Unternehmensstrukturen. Diese münden zum Beispiel darin, dass jede Abteilung für sich arbeitet. Durch dieses Scheuklappen-Denken entstehen “monolithische Gebilde” ohne Austausch.

Der fehlende Austausch und eine mangelhafte Kommunikation kann zu einer sogenannten Schatten-IT führen. Das bedeutet, die zahlreichen Teams und Abteilungen in Ihrem Unternehmen schaffen eigene Hard- und Software-Produkte an, entwickeln Workarounds oder beauftragen externe Dienstleister für individuelle Lösungen.

Monolithen entstehen ebenso durch das Beibehalten alter Systeme, die 20, 30 oder mehr Jahre alt sind. Diese Altlasten, auch Legacy-Systeme genannt, sind aufgrund ihrer Inkompatibilität gar nicht dafür geeignet, ihre Daten mit modernen Systemen auszutauschen. Solche “Leichen” haben viele Unternehmen, die schon lange bestehen, im Keller – und das nicht nur sprichwörtlich. Bei Banken, Versicherungen und Institutionen gibt es häufig wirklich tief gelegene Räume, in denen noch Großrechner aus den 1970er-Jahren laufen.

Wie lassen sich die Datensilos aufbrechen?

Für das Abschaffen der Barrieren gibt es mehrere etablierte Wege:

  • Sie verbinden die verschiedenen Systeme miteinander, damit Ihr digitales Öl fließen kann. Das geschieht über Schnittstellen (API) und sogenannte Konnektoren. Diese sorgen beispielsweise dafür, dass Ihr Onlineshop nun mit Ihrer Kundendatenbank (CRM, Customer Relationship Management) und Ihrem Warenwirtschaftssystem (ERP, Enterprise Resource Planning) kommuniziert.
  • Sie schaffen neue Systeme an. Zum Beispiel Hardware-Lösungen wie aktuelle Server und Cloud-basierte Datenspeicher. Oder Sie ersetzen viele veraltete Programme durch eine zentrale Software, auf die mehrere Abteilungen zugreifen.
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In diesem Fall müssen Sie eine Datenmigration durchführen, um die Daten vom einen System ins andere zu transferieren. Zudem sollten Sie eine Datenkonsolidierung ins Auge fassen. Bei der Konsolidierung der Daten führen Sie diese aus verschiedenen Quellen zusammen, beseitigen Dopplungen und korrigieren Ungenauigkeiten und Fehler. Nach einer Datenkonsolidierung landen Ihre Ergebnisse in einer Datenbank oder einem sogenannten Data Warehouse, einem großen Datenspeicher.

Silos erkennen und auflösen – Schritt für Schritt

Gibt es in Ihrem Unternehmen Altsysteme und andere Formen von Silos, können Sie diese nicht von heute auf morgen auflösen. Stattdessen ist es ratsam, schrittweise und kontinuierlich vorzugehen. 

Das sieht beispielsweise so aus:

Definieren Sie Ziele

Was erwarten Sie von dem Aufbrechen der Datensilos? Welche Veränderungen möchten Sie damit anstoßen? Welche Ergebnisse soll es geben? Wie können Sie diese messen?

Anders ausgedrückt: Die Beseitigung der “digitalen Inseln” darf kein Selbstzweck sein. Die Aufräumarbeiten müssen konkrete Verbesserungen mit sich bringen, zum Beispiel eine Verbesserung der Produktivität einer Abteilung, die Steigerung des Datenschutzes oder das Anwachsen des Umsatzes.

Idealerweise setzen Sie sich Ziele nach der SMART-Methode. Das bedeutet:

  • spezifisch
  • messbar
  • attraktiv
  • realistisch
  • terminiert

Denken Sie “Customer Centric”

Wie können Sie durch die Kundenzentrierung (engl. Customer Centricity) die Zufriedenheit oder Produktivität steigern? Was müssen Sie tun, damit Sie die Erwartungen der Kunden befriedigen und zugleich Ihre Ziele erreichen?

Wichtig: Den Begriff “Kunde” können Sie hier weit fassen: Einerseits sind das wirklich die Endkunden Ihres Unternehmens, die beispielsweise von einem besseren Kundendienst profitieren. Andererseits zählen auch Ihre Kollegen und andere Abteilungen als Kunden.

Erstellen Sie einen Datenkatalog

Verschaffen Sie sich einen Überblick, indem Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Systeme, Prozesse und Daten machen. Halten Sie über die Datenkatalogisierung fest, wo Daten erfasst und verarbeitet werden. Und um welche Art von Daten es sich handelt.

Beziehen Sie dafür die IT-Verantwortlichen und alle Mitarbeiter mit ein, die mit den vorhandenen Systemen arbeiten. Im persönlichen Austausch erfahren Sie, wo es Mängel gibt. Zum Beispiel, weil Abteilungen ihre Informationen mehrfach ablegen. Oder weil Team A ein Programm ganz anders nutzt wie Team B, wodurch verfälschte Datensätze entstehen.

Tipp: Die Datenkatalogisierung kann sehr komplex und kompliziert ausfallen. In diesem Fall ist es ratsam, einen erfahrenen Dienstleister hinzu zu nehmen. Er unterstützt Sie bei Ihrem Vorhaben, indem er den Prozess deutlich beschleunigt.

Machen Sie ein Projekt daraus

Skizzieren Sie ein Konzept, wie Sie die Datensilos aufbrechen möchten. Erarbeiten Sie dafür mehrere Lösungen und Szenarien. Sprechen Sie mit den verantwortlichen Ansprechpartnern über das Vorhaben und passen Sie Ihr Konzept an.

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Wichtig: Denken Sie bei Ihrem Vorhaben stets an die DSGVO, hier speziell an die personalisierten Informationen! Wenn Sie Veränderungen bei der Erhebung, Verarbeitung und dem Austausch von personenbezogenen Daten vornehmen, kann das Ihre Datenschutz-Vorkehrungen massiv beeinflussen. Tauschen Sie sich deshalb intensiv mit Ihren Datenschutzbeauftragten aus, eventuell müssen Sie neue Regelungen einführen und Ihre Kunden über die Veränderungen informieren.

Führen Sie Ihre Maßnahmen durch

Jetzt geht es in die heiße Phase: Erstellen Sie einen konkreten Maßnahmenkatalog. Und setzen Sie ein Projektmanagement auf, bei dem jeder Schritt genau geplant und überwacht wird. Führen Sie Meetings und Workshops durch, um alle Beteiligten auf den gleichen Wissensstand zu bringen – das gilt besonders bei der Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern und Agenturen.

Wichtig: Wie bei jedem professionellen Projekt muss es auch bei der Auflösung von Silos eine Qualitätssicherung geben! Denn der Verlust von Daten kann weitreichende Konsequenzen haben – im schlimmsten Fall für Ihr gesamtes Unternehmen.

Unterbinden Sie die Bildung neuer Datensilos

Neben den technischen Datenmanagement-Maßnahmen müssen Sie auch die menschliche Ebene beachten: Sorgen Sie dafür, dass die betroffenen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die Veränderungen verstehen. Und erklären Sie beispielsweise durch interne Schulungen, wie die neuen Systeme zu handhaben sind. 

Denken Sie zudem darüber nach, neue oder überarbeitete IT-Richtlinien (Governance) aufzusetzen. Damit verhindern Sie unter anderem, dass die Kollegen zukünftig wieder eigenständige Lösungen erschaffen.

Überprüfen Sie die Umsetzung

Was lief gut, was ging schief bei Ihrem Projekt? Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Wo müssen Sie noch nachjustieren? Finden Sie heraus, wie erfolgreich das Aufbrechen der Datensilos verlief.

Unser Tipp: Arbeiten Sie kontinuierlich an der Verbesserung Ihrer Datenströme. Jedes Silo, das Sie abbauen, beschleunigt und verbessert ihre Prozesse. Im besten Fall erleben Sie eine exponentielle Steigerung, da sich die Systeme und ihre zahlreichen Verknüpfungen gegenseitig beeinflussen.

Fazit: Bye, bye, digitale Mauern!

Wenn Sie Datensilos erkennen und gezielt beseitigen, sorgen Sie für zahlreiche Verbesserungen. Zum einen steigern Sie die interne Effizienz, optimieren die Kundenzufriedenheit, feilen am Datenschutz und verringern unnötige Kosten. 

Zum anderen können Sie die Digitalisierung Ihres Unternehmens voranbringen. Durch die Auflösung der virtuellen Silos ist es vielleicht erst möglich, ERP-Systeme für eine bessere Warenwirtschaft einzuführen, mit Big Data zu arbeiten, Business-Intelligence-Systeme zu nutzen und komplett neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Somit gilt: Tear down the walls!

Benötigen Sie Unterstützung beim smarten Data Management? Oder brauchen Sie Hilfe beim Aufbrechen Ihrer Datensilos? Wir stehen Ihnen gerne zur Seite. Kontaktieren Sie uns ganz unverbindlich.

Über den Autor

Phillip Schulte

Phillip Schulte ist das "P" in P&M und damit Mitgründer und Co-Geschäftsführer der Agentur. Er koordiniert das Projektmanagement der Teams App Entwicklung, Individualsoftware und Online Marketing.

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