Virtuell besser zusammenarbeiten – dank einer Collaboration Strategy

Steigern Sie Ihre Effizienz! Mit einer Collaboration Strategy finden Sie die passenden Collaboration Tools für Ihr Unternehmen.

Die aktuelle Zeit ist für Unternehmen extrem herausfordernd. Zum einen nimmt der Wettbewerbsdruck zu, da aufgrund der Globalisierung und Digitalisierung Mitbewerber aus der ganzen Welt um die Gunst der Kunden buhlen. Zum anderen kam es mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie zu radikalen Umbrüchen in vielen Bereichen. Einer dieser Umbrüche war die Umstellung auf Remote Work, was umgangssprachlich gerne als “Home Office” bezeichnet wird.

Was ist Home Office, was nicht?

Wenn ein fest angestellter Arbeitnehmer von Zuhause aus arbeitet, kann das nicht immer als Home Office bezeichnet werden.

Home Office steht – rechtlich gesehen – für einen digitalen Heimarbeitsplatz, den der Arbeitgeber ausstattet. Hierbei handelt es sich um einen sogenannten Telearbeitsplatz, dessen Ausgestaltung in der Arbeitsstättenverordnung festgelegt ist.

Kann ein Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz frei wählen, und arbeitet er so von zuhause, im Zug oder vom Hotelzimmer aus, spricht man von Remote Work. Beim Remote Work kümmert sich der Arbeitnehmer um die Gestaltung seines Arbeitsplatzes. 

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Die Herausforderungen bei verteilten Teams

Wenn Kollegen:innen plötzlich nicht mehr im gleichen Büro zusammensitzen, sondern teilweise Hunderte Kilometer verteilt, stellt sich eine große Frage: Wie kann all die Arbeit nun gemeistert werden?

Ähnlich sieht es aus, wenn in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Abteilungen und Standorten zusammenarbeiten sollen. Oder wenn zusätzlich Remote-Worker, Freelancer und freie Dienstleister an den Projekten involviert sind. Wie können sich diese Personen effizient austauschen, ohne sich ständig physisch treffen zu müssen?

Eine sehr gute Antwort darauf ist die Social Collaboration. Bevor Sie diese “aus der Hüfte geschossen” in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie den Themenkomplex durchdacht und strategisch angehen!

Was bedeutet Social Collaboration?

Unter Social Collaboration versteht man die die vernetzte Zusammenarbeit von mehreren Menschen. Diese nutzen hierzu digitale Werkzeuge – Collaboration Tools -, weswegen manchmal auch von Smart Collaboration oder E-Collaboration die Rede ist.

Was sind Collaboration Tools?

Als Collaboration Tools gelten Programme, welche eine digitale Zusammenarbeit ermöglichen. Sie und Ihre Kollegen:innen führen Prozesse und einzelne Arbeitsschritte gemeinsam durch, der schnelle und einfache Austausch von Informationen und Daten steht hier im Fokus.

Welche Arten von Collaboration Tools gibt es?

In einer vereinfachten Darstellung spricht man von den 3C. Diese stehen für:

• Communication: Programme, die zur Kommunikation dienen. Dazu zählen beispielsweise Chat- und Messenger-Anwendungen.
• Conferencing: Damit gemeint sind unter anderem Videokonferenz-Programme und digitale Whiteboards.
• Coordination: Hierzu zählen eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools.

Die Collaboration Tools werden auf zwei Arten bereitgestellt:

• Software on Premises: Die Programme müssen Sie auf Computern und/oder Servern installieren.
• Software as a Service: Es handelt sich um Cloud-Lösungen.

Welche Vorteile ergeben sich durch die digitale Zusammenarbeit?

Einer der größten Vorteile von Collaboration Online Tools ist: Sie ersetzen im Idealfall den physischen Arbeitsplatz. Sie und Ihre Teammitglieder können theoretisch von jedem Ort der Welt aus gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Die Programme machen verschiedene Arten von Remote Work möglich, beispielsweise Mobile Work, Home Office oder Home Schooling.

Für die digitale Zusammenarbeit benötigen alle Beteiligten ein Gerät – Smartphone, Tablet, Notebook oder einen stationären Computer -, einen guten Internetanschluss (sprich schnell und stabil) sowie einen Browser.

So lassen sich recht einfach Daten und Informationen austauschen. Und Collaboration Tools machen es möglich, gemeinsam Dokumente online zu bearbeiten und zu teilen. Sie müssen beispielsweise nicht mehr wie früher zig Versionen einen Dokuments auf Ihrem Server speichern und dann an alle Beteiligten per Mail versenden. Stattdessen greifen alle auf ein in der Cloud abgelegtes Konzept, eine Präsentation oder eine Tabelle zu.

Diese Art der Zusammenarbeit macht viele Meetings (virtuell oder in echt), Telefonate und den intensiven Austausch per Mail obsolet. Das beschleunigt die Abstimmung und die Umsetzung von Aufgaben. Alle User können schneller und reibungsloser arbeiten, was die Arbeitsmotivation und die Produktivität steigert – und zugleich die Kosten für Ihr Unternehmen senkt.

Warum Sie auf SaaS- bzw. Cloud-Lösungen setzen sollten

Alle Cloud-Programme bieten die gleichen starken Vorteile:

• Sie sind stets up-to-date, da der Hersteller sie regelmäßig im Hintergrund updatet. So arbeiten Sie und Ihr Team immer mit der aktuellsten Version.
• Sie müssen keine Programme auf Ihren Computern oder Servern installieren. Stattdessen laufen alle Tools auf Cloud-Systemen, um die sich der Anbieter kümmert.
• Benötigen Sie mehr Funktionen oder zusätzliche Accounts? Kein Problem, die Collaboration Online Tools lassen sich leicht skalieren.

Unterm Strich kommt Sie das Software-as-a-Service-Prinzip viel günstiger als eine On-Premises-Lösung. Zumal die Verträge in der Regel flexibel ausfallen: Sie bezahlen nur das, was Sie benötigen.

Beispiele für Collaboration Online Tools

Folgend ein paar bekannte Tools, mit denen Sie bestens virtuell zusammenarbeiten können:

Mit Zoom, GoToMeeting, Skype, Google Meet und Microsoft Teams lassen sich ganz einfach Videokonferenzen durchführen. Ebenso ist es möglich, mit allen Anwesenden zu chatten und seinen Bildschirm zu teilen. Auch mit Slack lassen sich virtuelle Konferenzen durchführen, doch der Fokus liegt mehr auf dem Austausch über den Chat.

Für die bessere interne Kommunikation eignen sich auch Enterprise Social Networks (ESN) wie Confluence, Linchpin oder Workplace. Bei diesen Intranet-artigen Tools steht die einfache Kommunikation und der Aufbau von Wissen im Vordergrund.

Fürs Projektmanagement haben sich Programme wie Trello, Asana, Jira, Monday und Basecamp etabliert. Gute Ergänzungen hierzu sind beispielsweise Office 365 und Google Workspace, weil Sie damit Dokumente wie Präsentationen, Tabellen und Texte online erstellen, teilen und mit Ihren Teammitgliedern gleichzeitig bearbeiten können.

Und Mitarbeiter:innen in Marketing, Vertrieb und Support beschleunigen ihre Prozesse mit Collaboration Tools wie Hubspot und Salesforce. Hiermit verwalten Sie zentral Ihre Kundendaten und steuern basierend darauf passende Maßnahmen wie Werbekampagnen aus.

Der Markt mit Anwendungen wächst

Die Liste mit Beispielen lässt sich fast endlos fortführen, denn der Markt wächst rasant. So schätzt Grand View Research, dass der Markt mit Collaboration Software Tools alleine in den USA bis 2027 jährlich um über 12 % ansteigt.

Heutzutage finden Sie eine große Auswahl an Collaboration Tools vor. Diese reicht von Spezial-Programmen, die sich auf ein Themengebiet konzentrieren, bis hin zu den großen All-in-One-Suiten, die eine Vielzahl an Funktionen für zahlreiche Einsatzgebiete bieten.

Das bedeutet: Bestehende Anbieter wie auch kommende Tool-Entwickler buhlen um die Gunst der Unternehmen. Die bestehenden Programme werden ausgebaut, zahlreiche neue drängen auf den Markt. Das macht es zunehmend schwerer, einen Überblick zu behalten.

Löst ein gutes Collaboration Tool all Ihre Probleme?

Nein! Zum einen gibt es nicht die eine, ultimative Lösung. Jedes Programm besitzt seine ganz individuellen Vor- und Nachteile. Zum Beispiel eignet sich eine Spezialsoftware für Start-ups nicht für Konzerne. Und eine umfangreiche Suite kann für kleine und mittelständische Unternehmen viel zu groß sein.

Zum anderen ist jedes Collaboration Tool – wie es der Name besagt – nur ein Werkzeug. Jedes Werkzeug entfaltet sein Potential, wenn sein Nutzer es richtig verwendet. Und wenn es mit anderen richtig abgestimmt wird: Mit einem Hammer können Sie nur ein Eisen schmieden, wenn Sie es zusammen mit einer Zange und einem Amboss verwenden.

Übertragen auf Ihr Unternehmen bedeutet das: Erst wenn Sie mehrere Tools mit unterschiedlichen Ausrichtungen verwenden und diese auf Ihre Herausforderungen anpassen, entsteht eine zielgerichtete Lösung.

Mehr = besser?

In der Regel kommen in Unternehmen mehrere Collaboration Tools zum Einsatz, weil es nicht die One-Size-Fits-All-Lösung gibt.

Setzen Sie jedoch viele verschiedene Programme ein, führt das zu einem “Software-Zoo”. Sie haben dann eine breite Palette an Programmen, deren Funktionen sich überschneiden. Redundanzen entstehen. Und schnell auch Datensilos, welche den Datenaustausch und die flüssige Zusammenarbeit mit der Zeit erschweren, anstatt zu erleichtern.

Haben Sie eine zu große Auswahl, kommen bald solche Fragen auf: Soll ich meine Kollegin oder meinen Kollegen per Mail, Slack, Skype oder MS Teams anpingen? Teile ich mein Dokument mit ihr oder ihm per Word Online, Google Docs oder lege ich die Datei auf Dropbox ab?

Das bedeutet: Nutzen Sie nicht irgendwelche Tools, weil es so einfach erscheint! Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass rasch ein Wildwuchs entsteht.

Collaboration Strategy: Ihre Strategie fürs Remote Work

Wenn Sie über Collaboration Tools nachdenken oder ein paar ausprobieren, so muss die Kombination am Ende einen Sinn ergeben. Sie benötigen dafür eine Collaboration Strategy. Diese folgt dem Credo “Weniger ist mehr!”

Damit das gelingt, müssen Sie ganz klar Grenzen festlegen. Diese Grenzen finden und definieren Sie über eine durchdachte Collaboration Tool Strategy, verkürzt auch Collaboration Strategy genannt.

Eine solche Strategie kann sehr umfangreich ausfallen. Deswegen fassen wir sie gerne zu vier Kernelementen zusammen. Diese lauten:

• Analyse: Wo steht Ihr Unternehmen aktuell bei der Social Collaboration? Wo möchte es hin? Und wie sehen die technischen Begebenheiten aus?
• Konzeption: Es werden Ziele und passende Maßnahmen erarbeitet, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.
• Roadmap: Das Projekt – die Implementierung der Collaboration Tools – bekommt einen Ablaufplan. Anhand diesem erfolgt die Umsetzung der Strategie.
• Abschlussbericht: Nach Abschluss der Collaboration Strategy erfolgt eine Präsentation.

Bleiben Sie immer up-to-date

Haben Sie sich für ein Toolset entschieden, dann halten Sie möglichst lange daran fest, anstatt ständig neue Lösungen auszuprobieren. Das schafft Stabilität. Ihre Mitarbeiter:innen werden Ihnen das danken, denn so können sie sich richtig einarbeiten.

Zudem gilt es, das Beste herauszuholen. Bestehende und neue Mitarbeiter:innen benötigen unter Umständen Schulungen und Fortbildungen, um die Tools auszureizen. Das gilt besonders, wenn die Nutzer viel unterwegs sind oder von zuhause aus arbeiten.

Trotzdem sollten Sie immer am Ball bleiben. Tauschen Sie sich beispielsweise regelmäßig mit allen Nutzern Ihrer Collaboration Tools aus, um Hindernisse oder Probleme schnellstmöglich zu erkennen und zu lösen.

Und informieren Sie sich über Veränderungen am Markt: Wohin entwickeln sich die Anbieter Ihrer Programme? Wohin entwickelt sich Ihre Branche? Wohin entwickelt sich die IT-Welt? Derart wissen Sie, wo Sie im Laufe der Zeit eventuell Anpassungen vornehmen können oder sollten.

Verfolgen Sie wichtige Ziele

Collaboration Online Tools geben Ihrem Unternehmen mehr Flexibilität, was besonders in Krisen wie der Corona-Pandemie wichtig ist. Nutzen Sie und Ihre Kolleg:innen die Anwendungen richtig, ergibt sich eine deutliche Effizienzsteigerung. Zudem lassen sich Kosten senken.

Doch denken Sie nicht nur an die internen Vorteile! Wenn Sie Social Collaboration einführen, sollten Sie auch Ihre Kunden und Geschäftskontakte im Blick haben. Eine Studie von Campa Schott zeigt: Die Verbesserung der Kundenzufriedenheit gehört zu den obersten Zielen, warum Unternehmen heutzutage auf die Online-Zusammenarbeit setzen.

Da schließt sich der Kreis zu unserer Einleitung: Führen Sie Collaboration Tools ein, dürfen Sie nicht spontan aus der Hüfte schießen. Vielmehr sollten Sie relevante Ziele wählen und diese mit einer stringenten Collaboration Strategy erfüllen.

Über den Autor

Phillip Schulte