Datenmanagement – Mitarbeitende sensibilisieren

In unserer Serie „Data-Driven Business anstatt Datensilos!“ widmeten wir uns in unserem vierten Beitrag: Datenmanagement statt Datensilos – den Vorteilen und Chancen, Einblick eines zentralen Datenmanagements in Ihrem Unternehmen.

Im fünften und letzten Beitrag der Serie: Datenmanagement – Mitarbeiter sensibilisieren, geben wir Ihnen praxiserprobte Instrumente an die Hand, wie Sie das Bewusstsein für Datenqualität, -pflege und -sicherheit in Ihrem Unternehmen von Anfang an schärfen.

Datenmanagement – Mitarbeiter sensibilisieren 

„Daten sind doch nur ein IT-Thema …“. Gehen auch Sie als Entscheider mit dieser veralteten Denkweise konform? Dann ist es für Sie an der Zeit umzudenken: Denn für den Fortbestand Ihres Unternehmens ist es von zentraler Bedeutung das Thema Datenmanagement aus der IT-Abteilung herauslösen und sowohl die damit verbundene Verantwortung als auch die vielen Vorteile einer datengestützten Arbeitskultur in das gesamte Unternehmen tragen.

Das bedeutet für Sie in der Praxis: Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den Daten zu sensibilisieren und die Barrieren zu beseitigen, die Ihre Mitarbeiter einschränken, um eine hohe Datenqualität herzustellen und zu erhalten. Nur so ist Ihr Unternehmen nachhaltig in der Lage, neue Chancen für Wachstum und Unternehmenserfolg zu erschließen und kostspielige Fehler zu vermeiden, die Ihr Unternehmen träge und handlungsunfähig machen.

Sie fragen sich, wie Sie das Bewusstsein für Datenqualität, -pflege und -sicherheit bei Ihren Mitarbeitern schaffen und diese hierarchie- und funktionsübergreifend vom ersten Tag an aktiv involvieren? Wir beantworten Ihre Fragen und liefern Ihnen im folgenden Beitrag wichtige Denkansätze, wie eine unternehmensweite, datengestützte Arbeitskultur Ihr Unternehmen dabei unterstützt viel mehr aus Ihren Daten herausholen und welche bedeutende Rolle das Change-Management bei diesem Kulturwandel spielt. Zudem geben wir Ihnen in unserem Exkurs: Homeoffice – Best Practices für das Datenmanagement und die Datensicherheit, wertvolles Know-how für die Verwaltung von Geräten, Daten und Dokumenten an die Hand. Setzen Sie dieses Wissen in der Praxis um, vermeiden Sie kostspielige Fehler und stellen Ihren Unternehmenserfolg nachhaltig sicher.

Warum ist datenorientierte Arbeitskultur so wichtig für Ihr Unternehmen?

Vor allem in mittelständischen Unternehmen mit traditionellen Strukturen herrscht aktuell immer noch eine veraltete Denkweise, wenn es um die Zuständigkeit für den Bereich Datenmanagement geht. Oft ist diese einzig allein bei der IT-Abteilung angesiedelt. Infolgedessen werden aber wichtige Bereiche des Datenmanagements – also der Prozess der Erfassung, Speicherung und Nutzung von Daten – lediglich in eine Richtung delegiert und das verhindert wiederum die Entstehung eines Bewusstseins für Datenqualität, -pflege und -sicherheit bei Ihren Mitarbeitern.

Machen Sie sich bewusst: Solange IT-Manager in Ihrem Unternehmen die alleinigen Verfechter für den Bereich Datenmanagement bleiben und Sie als Führungskraft dem Wert von Daten auf strategischer und operativer Ebene nicht genügend Bedeutung beimessen, können Ihre Daten ihr enormes Potenzial nicht entfalten. Definieren Sie aber Unternehmensstrategien bis hinunter zur Datenstrategie und wird diese durch eine datenorientierte Arbeitskultur gestützt, können Sie zeitnah die erforderlichen Einblicke erhalten und sich auf die Marktdynamik oder sich ändernde Geschäftsanforderungen rasch einstellen. Verfügt Ihr Unternehmen über Datenmanagement-Richtlinien, die von allen Mitarbeitern gut verstanden und weitgehend befolgt werden, können sich Ihre Mitarbeiter dank der Erkenntnisse aus den Daten schneller anpassen, potenzielle Einnahmequellen leichter erkennen und Kosten gezielt senken. Nur so sind Sie in der Lage, Wettbewerber effektiv herauszufordern und sich einen großen Marktanteil zu erobern.

Neben der formalen Data-Governance ist es für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, einen Wandel in der Arbeitskultur vorantreiben, indem Sie Brücken zwischen der IT und anderen Abteilungen des Unternehmens zu bauen und so ein gemeinsames Datenverständnis und -bewusstsein für all Ihre Mitarbeiter schaffen. Wie Ihnen das in der Praxis gelingt, lesen Sie im Folgenden.

Datenmanagement – Erfolgsfaktor Mensch

Damit Ihr Datenmanagement erfolgreich umgesetzt werden kann und die Data-Governance greift, müssen all Ihre Mitarbeiter darüber im Bilde sein. Das bedeutet in der Praxis: Ihre Mitarbeiter sollten die Vorschriften kennen, den Wert der Daten verstehen und mit den bereitgestellten Tools arbeiten können. Es geht hierbei vorrangig um einen Wandel der Einstellung, nicht etwa darum, einen Verantwortlichen für das Datenmanagement zu definieren. Damit dieser Wandel gelingt, ist es unerlässlich, den Wertbeitrag Daten deutlich herauszuarbeiten. Wir geben Ihnen Einblick, welche Methoden und Maßnahmen Sie am besten dabei unterstützen, um Ihre Mitarbeiter mit ins Boot zu holen:

• Tools und Schulungen: Um das Datenmanagement unternehmensweit zu verbessern und die Verantwortung der IT-Abteilung wirklich zu verteilen, sind Schulungen für Ihre Mitarbeiter zu Best Practices und Tools wie Datenanalysesoftware ein erster Schritt. Natürlich erfordern Schulungen und Tools möglicherweise erhebliche Investitionen, aber bedenken Sie, dass eine datenorientierte Arbeitskultur Ihres Unternehmens enorme Vorteile hinsichtlich der Produktivität seiner Mitarbeiter mit sich bringt. Es ist also eine Investition, die sich auszahlt. Dabei geht es gar nicht darum, Ihre Mitarbeiter zu Datenwissenschaftlern zu machen. Selbst grundlegende Schulungen können Mitarbeitern bereits helfen, einen sicheren Umgang mit Daten zu entwickeln.
• Vermittlung aktueller rechtlicher Bestimmungen: Zu den Zielsetzungen einer Mitarbeiterschulung sollten in diesem Zusammenhang auch die Vermittlung aktueller rechtlicher Bestimmungen gehören. Aber auch das Verständnis von Daten muss Thema sein. Team und Mitarbeiter müssen für das Thema Daten und Datenmanagement sensibilisiert werden.

• Daten-Audit: Damit die Datenqualität auch dauerhaft gleichbleibend hoch sein kann, sollte im Unternehmen ein viertel- bis halbjährliches Datenmanagement-Audit stattfinden. Dieses beleuchtet den Zustand der Daten, deren Qualität, den Datenfluss und weitere Faktoren. Abhängig von den eingesetzten Tools, die im Idealfall ein laufendes Audit vornehmen, erfolgt eine zusätzliche Prüfung. 
• DataOps einfach erklärt: DataOps ist eine Methode, die Datenersteller und -nutzer miteinander verbindet. Zu den Datenerstellern gehören beispielsweise: Maschinen, IoT-Komponenten und andere „Endpoints“ in einer vernetzten Umgebung, aber auch Menschen, die Daten generieren, wie beispielsweise Mitarbeiter, die Berichte erstellen. Zu den Datenverbrauchern gehören etwa Datenspezialisten und Führungskräfte.

Die Schulung von Mitarbeitern in den Bereichen IT und Datenmanagement, insbesondere DataOps, ist nicht einfach. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, Ihren Mitarbeitern zuzuhören und mit ihnen zusammen zu arbeiten, um herauszufinden, wie sie in ihrer Arbeit vom Datenmanagement profitieren könnten und welche Tools ihnen helfen, die benötigten Erkenntnisse zu finden. 

Denken Sie stets daran: Ihre Mitarbeiter können einen Bedarf formulieren, haben aber oft nicht das nötige technische Wissen, um die Lösung zu identifizieren. Binden Sie deshalb Mitglieder des IT-Teams in strategische Teambesprechungen mit ein. Ihr technisches Wissen liefert wertvolle Erkenntnisse und ihre datenorientierte Denkweise färbt auf andere Mitarbeiter ab.

Ein solides Datenmanagement zu betreiben und entsprechende Richtlinien zu haben, ist noch keine Garantie dafür, dass auch das Datenspeichersystem dementsprechend eingerichtet ist. Dies ist gerade in Zeiten von Homeoffice von enormer Bedeutung, da Mitarbeitern oft Schwierigkeiten beim Zugriff auf Dateien oder andere Unternehmensdaten haben. Um Datenspeicherung und -management wirklich zu einem unternehmensweiten Anliegen und zur Priorität zu machen, muss also noch mehr getan werden.

Exkurs: Homeoffice – Datenmanagement und Datensicherheit

Auch im Homeoffice bleibt die Verwaltung von Daten und Dokumenten im Grunde für Ihre Mitarbeiter dieselbe: Denn diese müssen sich weiterhin an die Richtlinien Ihres Unternehmens halten. 

Von enormer Wichtigkeit ist aber, Ihre Mitarbeiter im Homeoffice laufend daran zu erinnern, welche Best Practices für das Datenmanagement und die Datensicherheit gelten sowie einen spezifischen Ansprechpartner zu benennen. 

Kommunizieren Sie daher folgende Themen fortwährend und auf den Punkt:

• Datensicherheit: Besonders im Homeoffice ist es zwingend notwendig, dass Ihre Angestellten besonders aufmerksam bezüglich der Sicherheit von Geräten und Daten sind. Das bedeutet in der Praxis:
  • Geräte vor unbefugtem Zugriff zu schützen und bei Nichtgebrauch sicher aufzubewahren.
  • Geräte, Anmeldedaten und Passwörter keinesfalls an Haushaltsangehörige weitergeben.
  • Inhalte im Netzwerk speichern – dort sind die Daten sicher. 
  • Dokument-Ausdrucke an einem sicheren Ort aufbewahren und nicht im Altpapier entsorgen.
  • Eine sichere Verbindung verwenden, kein öffentliches WLAN verwenden.
  • Auf Gefahren durch Cyberangriffe, Ransomware und Phishing-Mails aufmerksam machen.
     
• Datenschutz: Haben Ihre Mitarbeiter personenbezogenen Daten zu tun, haben sich diese an die Compliance-Richtlinien zu halten. Das bedeutet in der Praxis: Diese Daten dürfen nicht an unbefugte Dritte gelangen und persönliche und sensible Daten sowie geistiges Eigentum müssen vor Datenpannen und -missbrauch geschützt werden. 

Hierbei stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite! P&M ist Ihr Partner aus der Praxis. Was uns als Berater: innen von vielen anderen Unternehmensberatungen unterscheidet, ist unsere praktische Erfahrung aus zahllosen erfolgreichen Datenmanagement-Projekten. Sprechen wir von Datenmanagement, ist das keine Theorie, sondern gelebte Praxis. Wir freuen uns darauf, Sie gemeinsam mit Ihnen umzusetzen. 

Unterschätztes Potenzial – interne Kommunikation 

Das wohl am öftesten unterschätzte Instrument bei der Einführung in ein neues Themengebiet wie dem Datenmanagement bleibt die interne Kommunikation. Denn die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Daten zu verwalten, beginnt damit, wie gut die Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Tools verstehen. Im Folgenden nennen wir Ihnen fünf bewährte Kommunikationstipps aus der Praxis:

1. Halten Sie Informationen so kurz, knapp und verständlich wie möglich, denn in der Regel sind  Mitarbeiter für IT-Themen nur schwer zu begeistern.
2. Kommunizieren Sie regelmäßig Best Practices zu Themen wie  beispielsweise IT-Sicherheit, die einer häufigen Aktualisierung bedürfen. Nur dann erzielen diese auch den gewünschten Effekt. 
3. Schaffen Sie von Anfang an Transparenz: Erklären und überzeugen – das sind wichtige Voraussetzungen dafür, dass Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot holen.
4. Ziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein, denn je mehr sich die Mitarbeiter einbezogen fühlen, desto geringer werden die Widerstände sein.
5. Lassen Sie Ihre Kommunikation nicht nur einseitig ablaufen, sondern gehen Sie mit allen Beteiligten in Dialog. 

Dafür stehen Ihnen verschiedenste interne Kommunikationskanäle zur Verfügung:

Mitarbeiter müssen ihr Verhalten ändern, neue Werte verinnerlichen, andere Aufgaben erfüllen. Die Unternehmenskultur muss sich wandeln. Voraussetzung für diese starke Veränderungsfähigkeit ist ein erfolgreiches Change-Management.

Exkurs: Changemanagement – Mensch & Wandel

Manchmal reicht es nicht mehr aus, wenn Sie als Entscheider an kleinen Stellschrauben in Ihrem Unternehmen drehen. Benötigen Sie grundlegende Veränderungen wie neue Strategien, Prozesse oder Systeme für Ihr Datenmanagement, kommt das Change-Management zum Einsatz. Es umfasst alle Maßnahmen, die die Veränderungen begleiten, fördern und umsetzen. 

Es gibt nicht das Change-Management. Jedes Unternehmen hat individuelle Herausforderungen, daher kommen spezifische Modelle und Methoden wie

• das 3-Phasen-Modell von Lewin,
• das 8-Stufen-Modell von Kotter,
• das5-Phasen-Modell von Krüger oder
• das ADKAR-Modell von Jeff Hiatt

zum Einsatz. 

Change-Management – Mitarbeiter überzeugen: Jeder Ihrer Mitarbeiter reagiert unterschiedlich auf Veränderungen. Je mehr Sie auf einzelne Stakeholder und deren Bedürfnisse eingehen, desto stärker können Sie eine vertrauensvolle Basis aufbauen. Bedenken Sie aber: Das Bewusstsein für Datenqualität, -pflege und -sicherheit zu schaffen, ist kein einfacher Prozess und kostet Zeit und auch Energie. Je transparenter Sie deshalb die Ziele und Prozesse abbilden und kommunizieren, desto weniger werden Sie auf Ängste, Widerstand und Zweifel bei Ihren Mitarbeitern stoßen und desto besser können Sie Ihre Mitarbeiter bei einer Veränderung  an Bord holen.

Ein gemeinsames Daten-Bewusstsein schaffen

Führen Sie sich als Entscheider klar vor Augen: Damit Sie Ihren Datenmanagement-Plan in die Tat umsetzen können und die Data-Governance greift, müssen alle Ihre Mitarbeiter im Bilde sein: Sie sollten die Vorschriften kennen, den Wert der Daten verstehen, sich der gemeinsamen Verantwortung bewusst sein und in der Lage sein mit den erforderlichen Tools zu arbeiten. Damit Ihnen dies gelingt, sind der Abbau von Vorurteilen und die Akzeptanz der Ergebnisse maßgeblich von der Integration Ihrer Mitarbeiter abhängig. Ihr Unternehmen verfügt über ein enormes ungenutztes Potenzial, das einen wirtschaftlichen Nutzen mit sich bringen könnte, wenn Sie eine datengetriebene Arbeitskultur in Ihrem Unternehmen etablieren. Dieses wird jedoch unerreichbar bleiben, solange die IT-Manager Ihres Unternehmens die Alleinherrschaft über das Datenmanagement besitzen.

P&M ist Ihr Partner aus der Praxis. Sprechen wir von Datenmanagement, ist das keine Theorie, sondern gelebte Praxis. Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl der passenden Methoden, Tools und Schulungen und stehen Ihnen auch bei der Umsetzung der Maßnahmen unterstützend zur Seite! Gemeinsam finden wir die richtige Lösung für Ihr Unternehmen. 

Über den Autor

Phillip Schulte