Enaio®GPT: KI-Assistenz in der Dokumentenverwaltung
Mit der Einführung von enaio® gpt, einer KI-basierten Assistentin, die in enger Zusammenarbeit mit Optimal Systems in das bestehende Dokumentmanagementsystem enaio® integriert wurde, setzt die Stadtverwaltung Soltau neue Maßstäbe in der kommunalen Verwaltung. Die von P&M entwickelte enaio® gpt ermöglicht eine massive Zeitersparnis bei der Recherche und Bearbeitung von Anfragen, wie beispielsweise das Heraussuchen von Informationen zu städtischen Bauvorhaben.
Thomas Körtge
Leiter Zentrale Dienste
” Durch die Zusammenarbeit mit P&M können wir als Soltauer Stadtverwaltung unsere Vision einer modernen und effizienten Verwaltung mithilfe von künstlicher Intelligenz verwirklichen und Innovationen erfolgreich vorantreiben.”
Effiziente Verwaltung bei wachsender Arbeitsbelastung
Die Stadt Soltau nutzt seit Jahrzehnten elektronische Datenverarbeitung und hat eine umfangreiche digitale Aktenführung aufgebaut. Eine der größten Herausforderungen bestand darin, die wachsende Arbeitsbelastung effizient zu bewältigen, da die öffentliche Verwaltung zunehmend überlastet ist. Mit der sicheren Verarbeitung von über 2 Millionen Dokumenten und 6 Millionen Vorgängen, die teilweise persönliche Daten enthalten, musste der Zugang zu diesen Daten schnell und zuverlässig gestaltet werden.
Der Einsatz von enaio®GPT bietet hier eine entscheidende Lösung: Er spart massiv Zeit bei der Recherche und Bearbeitung von Anfragen, optimiert den Zugang zu sensiblen Daten und vermeidet Redundanzen, wodurch die Verwaltung spürbar entlastet wird.
Die Lösung: Integration von KI in enaio®
In enger Zusammenarbeit mit dem Technologiepartner Optimal Systems wurde eine KI-gestützte Lösung in das bestehende Dokumentenmanagementsystem enaio® integriert. Die Stadt Soltau, mit ihrer langjährigen Erfahrung in der elektronischen Datenverarbeitung, kann nun effizienter auf über 6 Millionen Vorgänge und Teilakten zugreifen. Die KI-Assistenz ermöglicht eine spürbare Entlastung der Mitarbeitenden durch automatisierte Prozesse und präzisere Suchergebnisse.
Das ECM enaio® von Optimal Systems bietet eine leistungsstarke Volltextdatenbank, die den Einsatz moderner KI-Technologien unterstützt. Die Datenverarbeitung erfolgt sicher vor Ort im Rathaus, während leistungsfähige Cloud-Dienste von Microsoft Deutschland zur Unterstützung bestimmter Prozesse genutzt werden. Es erfolgt jedoch keine Speicherung der Daten in der Cloud. Strenge Sicherheitsmaßnahmen wie 2-Faktor-Authentifizierung und externe Audits gewährleisten die rechtskonforme Anwendung im Einklang mit dem europäischen Datenschutz.
Signifikante Zeitersparnis durch enaio®GPT
enaio®GPT nutzt die digitale Wissensbasis der Stadt Soltau, die seit 1946 aufgebaut wurde, und liefert in Sekundenschnelle präzise Antworten und die dazugehörigen Dokumente. Die KI-Assistenz kann komplexe Aufgaben wie das Vorbereiten von Pressemitteilungen und Terminen sowie das Zusammenfassen elektronischer Akten übernehmen. Sie übernimmt Routineaufgaben, kann aber auch komplexe Anfragen effizient bearbeiten. Dies entlastet die Mitarbeitenden der Soltauer Stadtverwaltung und verkürzt die Bearbeitungszeiten. So wird der Fachkräftemangel entschärft und gleichzeitig die Mitarbeitenden- und Kundenzufriedenheit erhöht.
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Mathias Leonhardt | CTO
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