Datensilos Problem Nummer 1 bei der Digitalisierung

Eine Mehrzahl mittelständischer Unternehmen ist noch weit von einer Digitalisierung entfernt. Viele Unternehmen befinden sich eher in einer Phase der Teil-Automatisierung. Das hat seinen Grund: Für manche Unternehmen bedeutet Digitalisierung nicht mehr als die Einführung von Informations- und Kollaborationsplattformen. Andere setzen sich das Ziel, mittels neuer Technologien singuläre Fachbereiche oder Prozesse zu automatisieren. Doch Digitalisierung umfasst viel mehr als das Automatisieren spezifischer Systeme und Abteilungen. 

Ziele der Digitalisierung: Automatisierbarkeit

Das Ziel der Digitalisierung ist die unternehmensweite Automatisierbarkeit von Prozessen und Abläufen. Das bedeutet vor allem: analoge, ineffiziente und schlecht skalierbare Prozesse und Abläufe in Ihrem Unternehmen abzulösen und diese durch ein durchgängiges, digital verarbeitendes und weitestgehend automatisiertes System zu ersetzen. Die Voraussetzung dafür ist, neben einer geeigneten IT-Infrastruktur einen unternehmensweiten, konsistenten und gesetzeskonformen Datenfluss zwischen dem Unternehmen und seinen Stakeholdern sicherzustellen.

Datensilos – Das größte Problem bei der allumfassenden Automatisierung

Unternehmen kämpfen heutzutage häufig damit, dass Daten an eine Software oder Anwendung gebunden und somit in separaten Daten- oder Informationssilos gefangen sind. Das hat zur Folge, dass aufgrund mangelnder Konnektivität Ihre Mitarbeiter und Fachverantwortlichen nicht in der Lage sind, Daten über die Grenzen der Systeme hinweg zu nutzen oder abteilungs- oder unternehmensübergreifende Prozesse zu definieren und Abläufe zu automatisieren.

Was sind Datensilos?

Unter einem Datensilo versteht man eine physische (Festplatte oder Server) oder virtuelle (Cloud-System) Lagerstätte für die Speicherung von Daten – ähnlich einem Silo, das Landwirte für die Lagerung verschiedener Getreidesorten verwenden. Der Zugriff auf die Daten ist auf eine Fachabteilung beschränkt. Infolgedessen ist es anderen Abteilungen im selben Unternehmen nicht oder nur eingeschränkt möglich, diesen Datenbestand gewinnbringend zu nutzen. Aufgrund von siloübergreifenden Dateninkonsistenzen leidet zudem die Datenqualität – daher Fokus auf Datamanagement.

Informationssilos erscheinen auf den ersten Blick harmlos

Sehen Sie aber genauer hin, erkennen Sie, dass solcherart isolierte Daten den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erschweren, oft sogar verhindern. Besonders in den Bereichen: Finanz, Verwaltung, Personal, Verkauf, Marketing, Logistik benötigen Mitarbeiter und Fachverantwortliche für ihre Arbeit täglich qualitativ hochwertige Informationen, um: Prozesse zu optimieren, Analysen zu bewerten und Kundenbedürfnisse punktgenau zu treffen. Zudem verhindern Datensilos Führungskräften, eine ganzheitliche Sicht auf Unternehmensdaten zu gewinnen.

Daten in Silos sind keine hochwertigen Daten

Daten sind dann qualitätvoll, wenn sie im gesamten Unternehmen zugänglich und leicht nachvollziehbar sind. Weisen Daten eine mangelhafte Qualität auf, sind nur schwer zu finden, nicht vertrauenswürdig und nicht zeitnah zu nutzen sind, bringen sie für Analysen und Entscheidungsprozesse keinen Mehrwert. Zudem bergen isolierte Daten ein Risiko: Daten in Silos verhindern eine unternehmensweite Data Governance. Sie erschweren die Einhaltung von Vorschriften und öffnen dem Datenmissbrauch sensibler Daten Tür und Tor.

Denken Sie stets daran: Die Analyse unternehmensweiter Daten unterstützt Sie bei einer fundierten Entscheidungsfindung. Mithilfe dieser erhalten Sie eine ganzheitliche Sicht auf verborgene Chancen – oder auch Bedrohungen!

Unterbrochener Datenfluss: Die negativen Folgen

Entstehen Datensilos hat das unter anderem folgende Nachteile:

• Es leidet die Effizienz: Interne und externe Abläufe werden ausgebremst, Prozesse dauern unnötig lange.
• Ineffiziente Prozesse und Strukturen benötigen viel mehr “Manpower” als automatisierte Abläufe. Das schlägt sich auf die Kosten nieder.
• Sind Ihre Prozesse langsam oder unzufriedenstellend, wirkt sich das negativ auf die Moral der Mitarbeiter einer Firma aus. Und auch die Kundenzufriedenheit kann darunter leiden.
• Durch Datensilos werden Daten mehrfach, also redundant, abgelegt. Derart sammeln sich unnötig Datenmengen an. Oder Datensätze sind unvollständig, das hat eine schlechte Datenbasis für Prognosen und Analysen zur Folge.

Möchten Sie neue, digitale Geschäftsmodelle entwickeln, benötigen Sie in der Regel saubere Datensätze. Und Daten, die “flüssig” sind. Mit Silos ist so etwas kaum machbar.

Zusammenfassend bedeutet das: Datensilos verursachen Kosten an verschiedenen Stellen und bremsen Abläufe aus. Diese Nachteile können weitreichende Folgen haben – bis hin zur eingeschränkten Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Warum Datensilos Ihr Unternehmen ausbremsen – Szenarien

Sie benötigen beispielsweise Kundeninformationen, Daten von Sensoren oder statische Auswertungen Ihrer Firmenwebseite. Diese Daten müssen sinnbildlich fließen, ansonsten entstehen Unterbrechungen in Ihren Abläufen. Im schlimmsten Fall kommen ganze Prozesse zum Stillstand. Alle Unternehmen – selbst kleine Start-ups – setzen heutzutage zig verschiedene Systeme ein. Das sind Hardware-Systeme wie Computer mit Festplatten, Server und Cloud-Speicher. Zum anderen arbeiten Sie und Ihre Kollegen mit vielfältigen Programmen. Damit das alles “flutscht”, muss es einen ständigen Datenaustausch geben. Doch dieser ist mit virtuellen Silos kaum möglich. Machen Sie sich selbst ein Bild! Im Folgenden geben wir Ihnen Einblick, wie sich Datensilos in der Praxis im Unternehmen auswirken:

• Zugriffsbeschränkte Daten: Ein Kollege aus einem anderen Team hat ein wichtiges Konzept geschrieben, das Sie benötigen. Doch das Dokument liegt auf einem geschützten Bereich des Servers, auf den Sie keinen Zugriff haben.

• Verschiedenen Software-Systeme: Ihr Vertrieb, Ihr Marketing und Ihr Support haben tagtäglich mit Kunden zu tun. Alle Informationen halten sie fest, jedoch nicht in einem zentralen System, sondern in drei verschiedenen Software-Lösungen. Ein Austausch der nützlichen Daten erfolgt nicht.

• Fehlende zentrale Vertriebssoftware: Ihr Vertriebsteam geht auf eine Messe und kommt danach mit vollen Auftragsbüchern zurück. Die Bestellungen wurden jedoch nicht in einem einheitlichen Format in einer Vertriebssoftware, sondern in Word-Dokumenten, in Excel-Listen und auf handschriftlichen Zetteln festgehalten. Das bedeutet: Nach der Messe tragen die Kollegen mit viel Fleißarbeit die Informationen ins CRM, ins ERP und ihr Vertriebsreporting-Tool ein.

• Fehlende Frühwarnfähigkeiten: Rechtzeitig auf neue Entwicklungen am Markt zu reagieren ist für Sie als Unternehmer ein wichtiger Aspekt in der Unternehmenssteuerung. Frühwarnsysteme erkennen frühzeitig mögliche Abweichungen. Anhand von vernetzten Daten sind diese in der Lage, in Echt-Zeit Warnhinweise auf mögliche Probleme zu liefern. Damit verschaffen sie Ihrem Unternehmen Zeit und die Möglichkeit rechtzeitig, entgegenzusteuern, bevor ein Problem zur Krise ausartet. Hat Ihr Unternehmen jedoch Datensilos im Einsatz, geht diese Fähigkeit verloren.

• Unzuverlässige Aussagen zum Betriebsergebnis: Ihre Mitarbeiter in Vertrieb, Finanzbuchhaltung, Kundenservice oder im Marketing pflegen Ihre Kundendaten an unterschiedlichen Stellen und führen Änderungen an verschiedenen Orten durch. Bei diesem Prozess entstehen in isolierten Systemen zu einem Kunden unterschiedliche Datensätze mit unterschiedlich aktuellem Stand und Qualität. Diese inkonsistenten Daten machen eine integrierte, effiziente Arbeitsweise und übergreifend zuverlässige Aussagen zum Betriebsergebnis unmöglich.

• Veraltete betriebswirtschaftliche Auswertungen für die Unternehmenssteuerung: Beobachten Sie Ihre Fachabteilungen immer wieder dabei, wie sie aufwendig Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, zusammenführen und diese unter Zuhilfenahme von Datenbanken, Tabellenkalkulation oder PowerPoint aufbereiten, so sollten Sie handeln. Besonders bei turnusmäßige Reports sind dringend Optimierungen erforderlich.

• Unterbrochener Informationsfluss im Controlling: Die Abteilungen Buchhaltung und Finanz- und Rechnungswesen benötigen tagesaktuelle Antworten auf zentrale Fragen nach der Liquiditätsentwicklung, Auswertungen über Forderungen und Verbindlichkeiten. Müssen diese Antworten im Vertrieb und im Rechnungswesen durch manuelle Datenerhebung und Auswertung erfolgen, schlägt sich das auf die Kosten und Ressourcen Ihrer Mitarbeiter nieder.

• Längere Lieferzeiten: Stehen Ihnen Daten nicht für Entscheidungen zur Verfügung, behindern dies die neben der täglichen Produktivität auch die Kommunikation zwischen Abteilungen wie Beschaffung, Produktion und Vertrieb. Daraus resultiert, Ihr Unternehmen ist nicht in der Lage: Lieferzeiten zu verkürzen, Terminpläne in Echtzeit zu aktualisieren, korrekte Kundenangebote zu unterbreiten und exakte Liefertermine zu definieren. Machen Sie sich bewusst: Kunden verlangen neben einer pünktlichen Lieferung eine vollständige Transparenz über Produktions- und Versandprozesse.

• Sinkende Produktivität: Sind notwendige Daten in mehreren verschieden System gespeichert, begrenzen diese die Bestandskontrolle. Zudem behindern sie die genaue Kalkulation der Kosten in der Produktion. Dies wirkt sich wiederum auf die Fähigkeit der Predictive Maintenance. Das bedeutet für Ihr Unternehmen: Es sind keine Prognose über zukünftige Ereignisse möglich.

• Keine Echtzeit-Kommunikation mit Drittanbietern: Als produzierendes Unternehmen ist es für Sie essenziell, eine ständige Echtzeit-Konnektivität zwischen den Abteilungen innerhalb der Fertigung sowie mit Ihren Lieferanten, Kunden und Logistikern und Lieferanten sicherzustellen. Sammeln Sie Daten in isolierten Offline-Speichern, ist diese Verbindung in Echtzeit nicht mehr möglich. Das beeinträchtigt wiederum die End-to-End-Fertigungsprozesse.

Sind isolierte Systeme per se schlecht?

Nein. In manchen Branchen und Unternehmensbereichen ist es sogar ausdrücklich gewünscht, dass gewisse Daten isoliert werden. Zum Beispiel bei Banken und Versicherungen, wenn es um Geschäftsgeheimnisse und heikle Kundendaten geht. In diesem Fall spricht man von positiven Datensilos. In der Regel gilt der Begriff “Datensilo” als negativ. Denn abgeschottete Daten und Systeme besitzen einige negative Eigenschaften.

Digitalisierungs-potenzial befreien

Unternehmen wachsen und Daten mit Ihnen. Dadurch stoßen die internen Prozesse und eingesetzten Softwarelösungen schnell an ihre Grenzen. Die Gründe liegen oft an historisch gewachsenen IT-Landschaften. Denn vielen mittelständischen Unternehmen fehlt es an einem Gesamtkonzept für eine gezielte IT-Infrastruktur und das führt zu Datensilos innerhalb der Fachabteilungen. Dieses Vorgehen wird jedoch für Sie aufgrund stetig zunehmender Datenbestände und einer Vielzahl neuer Software-Systeme im Laufe der Zeit zu einem massiven Problem, das gelöst werden muss. Machen Sie sich als Unternehmer bewusst: Ein schneller automatisierter Zugriff auf qualitativ hochwertige Daten ist heutzutage ein Muss. Nur so ist es Ihnen als Entscheider in Echt-Zeit möglich, Informationen in Erkenntnisse und wichtige Entscheidungen umzuwandeln und schnell auf Veränderungen im Unternehmen oder am Markt zu reagieren.

In unserer Serie „Data-Driven Business anstatt Datensilos!“ nennen wir Ihnen in unserem zweiten Beitrag: Schärfen Sie den Blick für Ihre Daten: Vor- und Nachteile von Datensilos für B2B-Unternehmen konkrete Gründe für die Entstehung von Datensilos aus der Praxis vor. Darüber hinaus führen wir Ihnen anhand von Beispielen und Szenarien Vor- und Nachteile von Datensilos für B2B-Unternehmen vor Augen. Anhand dieser bieten wir Ihnen eine Entscheidungshilfe, ob der Einsatz von Datensilos das Mittel der Wahl ist, um Ihr Unternehmen wirklich voranzubringen.

Unterstützung bei Ihrer Digitalisierung

Gerade in digitalen Zeiten muss man sich als Unternehmer bewusst sein: Ein schneller automatisierter Zugriff auf qualitativ hochwertige Daten ist heutzutage ein Muss. So wird es für Sie als Entscheider erst möglich in Echtzeit Informationen in Erkenntnisse und wichtige Entscheidungen umzuwandeln und damit zeitnah auf die Schnelllebigkeit der Märkte und Veränderungen im Unternehmen zu reagieren.

Wir unterstützen Sie dabei gerne! P&M ist Ihr Partner aus der Praxis. Was uns als Berater:innen von vielen anderen Unternehmensberatungen unterscheidet, ist unsere praktische Erfahrung aus zahllosen erfolgreichen Digitalisierungsprojekten. Sprechen wir von Digitalisierung, ist das keine Theorie, sondern gelebte Praxis. Wir freuen uns darauf, Sie gemeinsam mit Ihnen umzusetzen. 

Über den Autor

Phillip Schulte