Vor- und Nachteile von Datensilos

Inhaltliches Update aufgrund neuer Entwicklungen vom 11.11.2021.

Isolierte Datenbestände sind nach wie vor eine Geißel vieler mittelständischer Unternehmen, denn der Mangel an Konnektivität der Daten birgt das Risiko, Kunden und Umsätze verlieren. Mit geschlossenen Systemen wie ERP oder CRM ist ein durchgängiger Datenaustausch innerhalb des Unternehmens und seinen Stakeholdern meist nicht mehr ausreichend möglich. Auch die Automatisierung von Prozessen und Abläufen wird mangels Vernetzung zunehmend zu einem massiven Problem. Darüber hinaus entziehen fehlende, auf Echtzeit basierende Daten Entscheidern die Grundlage, gezielt auf sich ändernde Rahmenbedingungen des Unternehmens zu reagieren. Als Entscheider sind sie sich dieser Situation sicherlich bewusst. Stehen auch Sie vor der Herausforderung, einen unternehmensweiten, sicheren Datenfluss zu gewährleisten? Sind Sie auf der Suche nach Lösungswegen, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben? Wir liefern Ihnen praktische Erfahrung und erfolgreiche Lösungen aus zahllosen Digitalisierungsprojekten. In unserer Serie: Data-Driven Business anstatt Datensilos! geben wir Ihnen wertvolles Wissen an die Hand, wie Sie diese Herausforderung nachhaltig für die Zukunft meistern.

Schärfen Sie den Blick für Ihre Daten: Vor- und Nachteile von Datensilos für B2B Unternehmen

P&M ist Ihr lösungsorientierter Partner aus der Praxis. Uns als Berater:innen von vielen anderen Unternehmensberatungen unterscheidet, ist unsere praktische Erfahrung aus zahllosen erfolgreichen Digitalisierungsprojekten. Sprechen wir von Digitalisierung, ist das keine Theorie, sondern gelebte Praxis. Wir freuen uns darauf, Sie gemeinsam mit Ihnen umzusetzen.  

Viele B2B-Unternehmen arbeiten nach wie vor mit isolierten Datensilos. Jeder Fachbereich nutzt seinen eigenen Datenpool und seine eigene Software, abgekapselt von Mitarbeitern aus anderen Fachabteilungen. Dieser Ansatz bietet aber nur in spezifischen Situationen Vorteile. Oftmals wird dieser im Zuge der digitalen Transformation für B2B-Unternehmen zum Problem, denn: Datensilos bremsen die Produktivität, verlangsamen Prozesse, verhindern die Modifizierung von Unternehmensstrategien, verursachen hohe Kosten und beeinträchtigen die unternehmensweite Kommunikation und die Beziehung zum Kunden. 

Seien Sie sich bewusst: Einen schnellen Zugriff auf hochwertige Daten zu gewährleisten ist für Ihr B2B-Unternehmen essenziell. Nur so kann Ihr Unternehmen im zukünftigen Wettbewerb zu bestehen. Stehen Sie als Entscheider dieser Veränderung noch skeptisch gegenüber? Neigen Sie aufgrund historisch gewachsener IT-Landschaften, alteingesessener Prozesse, Kosten, finanzielle Risiken und Gewohnheiten eher dazu: spezifische Datensilos und Tools einzusetzen? Anstatt die Möglichkeit zu nutzen, alle verfügbaren Datensysteme zu verknüpfen, gesamt zu bewerten, um unternehmerische Entscheidungen regelmäßig und zeitnah treffen zu können? Machen Sie sich selbst ein Bild! 

In diesem Beitrag erfahren Sie von uns, warum B2B-Unternehmen immer noch eine Vielzahl einzelner Datensilos nutzen und welche Aspekte für und gegen den Einsatz von Datensilos in B2B-Unternehmen sprechen.

Gründe für Datensilos in B2B-Unternehmen

B2B-Unternehmen, die nach wie vor eine Vielzahl einzelner Datensilos nutzen, haben dafür natürlich ihre Gründe. Wir geben Ihnen einen kurzen Einblick aus der Praxis:

• Kostenfaktor als entscheidender Faktor: Verantwortliche in Fachbereichen wie im Marketing und Sales trotz aller Probleme, die eine fehlende Integration der Daten mit sich bringt, oft vor eine Modifizierung der IT-Landschaft abweisend gegenüber. Sie kennen das Umsatzvolumen, das sie mit dem derzeitigen System mit Datensilos erwirtschaften und scheuen daher die Kosten für die Harmonisierung der Daten.
  
• Konkurrenzkampf zwischen den Abteilungen:

Oft entstehen Datensilos durch den Wettbewerb der Abteilungen um die Kontrolle der Daten. Die Folgen sind Kommunikationspannen. Diese stellen das größte Hindernis für die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern dar.

• Die Macht der Gewohnheit: „Der Mensch ist ein Gewohnheitstier“, diese Aussage gilt auch im IT-Bereich. Meist sind bestehende Software-Lösungen individuell an abteilungsinterne Vorgänge angepasst. Funktionieren diese in den Augen der Verantwortlichen und Mitarbeiter einwandfrei, führen Änderungen zu Widerständen innerhalb der Belegschaft.
  
• Keine merklichen Effizienzverluste in gewachsenen IT-Landschaften: Oft bemerken Unternehmen gar nicht, dass ihre Prozesse durch den Einsatz von Insel-Lösungen an Effizienz verlieren. Jahr für Jahr wurde ohne merkliche Probleme ein System nach dem anderen eingeführt. Sie übersehen dabei, dass sich mit jedem zusätzlichen System Prozesse verlangsamen. 

Vorteile von Datensilos für B2B-Unternehmen

Hat Ihr Unternehmen nur über wenige spezifische Datensilos mit geringem Datenvolumen im Unternehmen im Einsatz kann das für Ihr Unternehmen vorteilhaft sein. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie in der Lage sind eine abteilungsübergreifende Kommunikation auch auf manuellem Weg effizient zu gestalten.

• Spezifische Datensilos und Tools: Angesichts der Spezialisierung sind für manch ein Unternehmen einzelne Software-Lösungen wie CRM-Systeme, Qualitätsmanagement-Software oder CAD-Tools unverzichtbar. Diese Tools sind speziell auf einzelne Arbeitsbereiche oder Branchen zugeschnitten und ihrem spezifischen Funktionsbereich weit voraus. Diese führen jedoch zu Problemen bei der Vereinheitlichung der Daten: Diese sind nur schwer in andere IT-Systeme zu integrieren und sind nicht eins-zu-eins durch den Einsatz einer ERP-Software ersetzbar.
  

Nachteile von Datensilos für B2B-Unternehmen

Problem #1 beim Einsatz von Datensilos ist der fehlende Überblick über Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden. Dieser Aspekt hindert Sie daran, gezielte Entscheidungen zu treffen, die Ihren Umsatz effektiv steigern und den Fortbestand Ihres Unternehmens sichern. Wir geben Ihnen Einblick über die Nachteile von Datensilos für B2B-Unternehmen aus die Praxis. Sie erfahren von uns konkrete Beispiele und Szenarien aus den Bereichen IT, Marketing, Vertrieb und Controlling, in denen Datensilos den Erfolg in Ihrem Unternehmen behindern und wertvolle Ressourcen verschwenden: 

• Fehlende zentrale Informationen: Es geht nicht nur um die Quantität – die Qualität von Daten ist entscheidend. Verfügen Sie über Daten, die sich wiederholen oder inkonsistent sind? Sind Ihre Kundendaten in zwei oder mehreren isolierten Systemen gespeichert, auf die nur eine bestimmte Gruppe Zugriff hat? Dann befinden Sie sich in einer schwierigen Ausgangslage. Diese Art der Datenverwaltung führt zu Fehlern, Duplizierungen und widersprüchlichen Daten. Dies wiederum verursacht enorme zusätzliche Kosten und bindet Ressourcen in Ihrem Unternehmen. Im schlimmsten Fall fehlt Ihnen als Entscheider die Grundlage, um gezielte Entscheidungen für Ihre Kunden oder das Unternehmen zu treffen.
  
• Beeinträchtigung der Erfolgsmessung: Es liegt klar auf der Hand: Verfügen Sie über kein abteilungsübergreifendes Bild von Ihren Kunden, können Sie auch keine vollständige Erfolgsmessung Ihrer Unternehmensaktivitäten in Echtzeit-Ansicht durchführen. Stellen Sie sich das folgende Szenario vor: Liegen Daten Ihrer Vertriebs- und Marketingabteilung in isolierten Datensilos, kann die Rechnungsstellung nicht mit dem Kundenerfolg synchronisiert werden. Folglich ist es für Sie vor der Geschäftsführung schwer belegbar, wie viel Ihr Marketing zum Gesamtergebnis beigetragen hat.
  
• Verringerte Glaubwürdigkeit der Daten: Durch isolierte Datensysteme bleibt nicht nur die Messbarkeit, sondern auch die Vergleichbarkeit Ihrer Daten auf der Strecke. Stellen Sie sich das folgende Szenario vor: Liegen Duplikate eines Datensatzes vor oder werden isolierte Daten nicht in die Analyse miteinbezogen, liefert Ihre Auswertung ein falsches Bild von Ihrem Unternehmenserfolg. Besonders Datensilos in den Bereichen Finanzplanung und Budgetierung behindern aufgrund von unvollständigen Auswertungen im Controlling Ihr Unternehmen am Wachstum. Im schlimmsten Fall stellen diese sogar eine potenzielle Gefahr für den Fortbestand Ihres Unternehmen dar.
  
• Überforderung der IT-Abteilung: Zur Unterstützung ihrer Prozesse nutzen Abteilungen tendenziell unterschiedliche Technologie- und Software-Lösungen. Jede Software-Lösung speichert Daten in einer septierten Datenbank und verwaltet die Daten anders. Dieses Vorgehen überfordert vor allem die Mitarbeiter der IT-Abteilungen. Diese stehen zusätzlich zu Ihrem täglichen Arbeiten vor der Herausforderung: neue Systeme zu integrieren und die Entwicklung, Verwaltung und Analyse schlecht organisierter Daten zu bewältigen.
  
• Abteilungen und Teams sind nicht aufeinander abgestimmt: Datensilos behindern nicht nur die interne Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Fachabteilungen, sondern auch die direkte Kundenkommunikation. Abgekapselte Systeme führen dazu, dass Ihre Mitarbeiter nur einen Teil des Gesamtbildes sehen und Sie verpassen dadurch die Möglichkeit, an gemeinsamen Zielen zu arbeiten oder den vollen Wert der bereits erfassten Daten zu ermitteln. Ein zweiter wichtiger Aspekt betrifft die direkte Kundenkommunikation. Aufeinander abgestimmte Teams und miteinander verbündete Abteilungen senken beispielsweise die Akquise-Kosten für Marketing und Sales und sorgen für bessere und häufigere Kundenerlebnisse.
  
• Kundenerlebnis wird geschwächt: Der Kunde wünscht sich eine nahtlose- und reibungslose Customer-Journey, unabhängig davon, wie viele Kanäle oder Touchpoints beteiligt sind. Über Touchpoints erhalten Sie aufschlussreiche Einblicke, wie Ihre Marke das Kundenerlebnis weiter personalisieren kann. Ist ein fragmentiertes Kundenprofil über in mehreren Datensilos verteilt, ist es Ihnen nicht möglich, die Touchpoint-Daten eines Kunden, seine Nutzung der mobilen App und Browser-Einstellungen miteinander zu verbinden. Nutzen beispielsweise Marketing und Vertrieb nicht dieselben Daten besteht die Gefahr, potenzielle Kunden und Leads mit der falschen Botschaft anzusprechen.
  
• Daten manuell abzurufen und zusammenzuführen kostet Zeit: Stellen Sie sich das folgende Szenario vor: Ihrem Marketing-Team fehlen wichtige Daten für den Aufbau einer Sozial Media-Kampagne. Diese liegen isoliert in der Hand des Sales-Teams. Da sie nicht auf diese Daten zugreifen können, schalten Sie die IT-Abteilung ein. Das kostet Zeit und Ressourcen. Diese Zeit hätte Ihr Team bereits sinnvoll für die Analyse der Daten und Kampagnenplanung einsetzen können. Auch laufen Sie Gefahr, dass die erhaltenen Daten nicht mehr aktuell sind bzw. sich bei der Datenübernahme Fehler eingeschlichen haben.

Was Sie gegen Datensilos tun können

Datensilos verringern die Qualität und die Glaubwürdigkeit Ihrer Unternehmensdaten, denn mit verzerrten Daten bleibt nicht nur die Messbarkeit auf der Strecke, sondern auch die Vergleichbarkeit der Daten. Wie es Ihnen gelingt, Datensilos aufzubrechen, indem Sie verschiedene Systeme miteinander verknüpfen und welche Bedeutung der Einsatz von Cloud-Technologien dabei spielt, erfahren Sie in unserem Beitrag: Datensilos aufbrechen: So gelingt Ihnen das. 

P&M ist Ihr Partner aus der Praxis. Benötigen Sie Unterstützung beim smarten Data Management? Wir unterstützen Sie als technisch versierter Sparringpartner bei Ihrem Vorhaben. Sprechen Sie uns einfach an!

Entscheidungen in Echtzeit

Machen Sie sich als Unternehmer bewusst: Ein schneller automatisierter Zugriff auf qualitativ hochwertige Daten ist heutzutage ein Muss. Nur so ist es Ihnen als Entscheider in Echtzeit möglich, Informationen in Erkenntnisse und wichtige Entscheidungen umzuwandeln und schnell auf Veränderungen im Unternehmen oder am Markt zu reagieren. In diesem Beitrag haben wir Ihnen Gründe für die Entstehung von Datensilos aus der Praxis vorgestellt und anhand von Beispielen und Szenarien Vor- und Nachteile von Datensilos für B2B-Unternehmen vor Augen geführt. Entscheiden Sie selbst, ob der Einsatz von Datensilos das Mittel der Wahl ist, um Ihr Unternehmen wirklich voranzubringen.

Wir unterstützen Sie dabei gerne! P&M ist Ihr Partner aus der Praxis. Was uns als Berater:innen von vielen anderen Unternehmensberatungen unterscheidet, ist unsere praktische Erfahrung aus zahllosen erfolgreichen Digitalisierungsprojekten. Sprechen wir von Digitalisierung, ist das keine Theorie, sondern gelebte Praxis. Wir freuen uns darauf, Sie gemeinsam mit Ihnen umzusetzen. 

In unserer Serie „Data-Driven Business anstatt Datensilos!“ widmen wir uns in unserem dritten Beitrag: Datensilos aufbrechen – dem Nutzen und der Entwicklung einer zentralen Datenstrategie für Ihr Unternehmen. Darüber hinaus liefern wir Ihnen wertvolles Wissen über Methoden zur Datenintegration. Setzen Sie dieses Wissen in der Praxis um, gelingt es Ihnen, Ihre Daten zu vereinheitlichen und Datensilos zukünftig zu vermeiden.

Über den Autor

Phillip Schulte