Datenmanagement: Datengetriebenes Business statt Datensilos — die Vorteile

In unserer Serie „Data-Driven Business anstatt Datensilos!“ widmeten wir uns in unserem dritten Beitrag: Data-Driven Business anstatt Datensilos der zentralen Bedeutung einer Datenstrategie und gaben Ihnen Einblick über praxisorientierte Methoden der Datenintegration. Zudem erfuhren Sie von uns, wie Sie Datensilos durch Datenintegration und -migration auflösen und die Entstehung von isolierten Daten zukünftig unterbinden. 

Im vierten Beitrag: Datenmanagement statt Datensilos – die Vorteile geben wir Ihnen anhand von praxisorientierten Beispielen Einblick über Vorteile und Chancen eines zentralen Datenmanagements in Ihrem Unternehmen.

Datenmanagement statt Datensilos – die Vorteile 

Daten bietet Ihnen als Unternehmer heutzutage viele Chancen, sich gegenüber Ihrem Wettbewerb zu behaupten. Allerdings nur, wenn Sie ein zentrales Datenmanagement in Ihrem Unternehmen etablieren. Nur so ist Ihr Unternehmen in der Lage, die enorme Datenflut in Echtzeit zu bewältigen und zeit- und ortsunabhängig einen hochwertigen und vor allem sicheren Datenfluss zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Stake-Holdern zu gewährleisten. Halten Sie sich als Unternehmer stets vor Augen: Datenkapital ist Geschäftskapital. In der digitalisierten Welt bilden qualitativ hochwertige Daten einen entscheidenden Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen. Integrieren Sie ein zentrales Datenmanagement, ziehen Sie mehr Wissen aus Ihren Daten und können folglich zeitnah auf sich ändernde Markt- und Rahmenbedingungen reagieren. 

Stehen Sie dieser Art der Informationsverarbeitung noch skeptisch gegenüber? Verschwenden Sie lieber Zeit und Geld bei der Suche nach nützlichen und entscheidenden Informationen separaten Datensilos? Anstatt die Möglichkeit zu nutzen, mit einem unternehmensübergreifenden Datenmanagement hochwertige Daten zu erzeugen, um Entscheidungen gezielt und in Echtzeit zu treffen, Ihre Waren kundenzentriert zu produzieren, Ihre Logistik zu optimieren und damit Ihr Unternehmen nachhaltig zum Erfolg zu führen? 

Im folgenden Beitrag liefern wir Ihnen wertvolle Denkansätze. Wir führen Ihnen gewichtige Vorteile eines zentralen Datenmanagements in Ihrem Unternehmen auf und räumen Ihre Zweifel aus.

Warum ist Datenmanagement so wichtig für Ihr Unternehmen?

Durch den Einsatz moderner EDV, ist das Erfassen und Organisieren der Informationen heutzutage für Ihr Unternehmen kein Problem mehr: Kundendaten werden in Datenbanken erfasst und die Mitarbeiterverwaltung ist automatisiert. Doch mit der zunehmenden Vernetzung, der steigenden Datenflut und einer isolierten Datenspeicherung entstehen Probleme:

• Daten werden mehrfach erfasst oder gehen in den täglichen Prozessen immer wieder verloren.
• Mitarbeitern ist es nicht möglich, auf denselben Datenbestand zugreifen.
• Daten sind nicht sicher vor Verlust durch Hardware-Defekte oder fehlerhafte Bedienung und vor Hackern und sonstigen Datendieben im Internet.  
• Rechtliche Aspekte wie: Aufbewahrungsfristen, Einverständniserklärungen zur Speicherung personenbezogener Daten und das Ernennen von Datenschutzbeauftragten werden missachtet und ziehen hohe Strafen nach sich. 
• Entscheidungen und Analysen werden nicht zeitnah getroffen und gefährden den Fortbestand des Unternehmens.

Finden Sie als Entscheider oder Bereichsverantwortlicher diese Art von Problemen auf Ihrer täglichen Agenda wieder? Dann ist es für Sie an der Zeit, über den Einsatz eines zentralen Datenmanagements in Ihrem Unternehmen nachzudenken.

Was ist Datenmanagement und wie nützt es Ihrem Unternehmen?

Einfach erklärt: Datenmanagement oder Data-Management umfasst alle Prozesse vom Erheben bis zur Ablage oder Löschung von Daten unter Berücksichtigung der Effizienz, der Praxistauglichkeit, der Daten-Richtlinien (Governance), der Daten-Sicherheit (Hard- und Software) und des Daten-Schutzes (DSGVO). 

Der Nutzen eines zentralen Datenmanagements: Eine effiziente Datenverwaltung wird immer mehr zu einem strategischen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen. Denn sämtliche Abteilungen sind auf aktuelle, gut verfügbare und sichere Informationen angewiesen. Lesen Sie nachfolgend drei ausgewählte Beispiele für den Einsatz eines integrierten Datenmanagements aus der Praxis:

1. Controlling: Übergeordnetes Ziel des Datenmanagements für das Controlling ist es, dem Management die für die Unternehmenssteuerung relevanten Informationen in hoher Qualität und inhaltlich korrekt bereitzustellen. Daher muss der digitale Controller verstehen, wie die Daten im Unternehmen erfasst, aggregiert und abgelegt werden, damit die Datenaufbereitung möglichst produktiv verläuft. Ein optimales Datenmanagement kommt jedoch nicht nur den Controlling-Prozessen zugute, sondern wirkt sich letztlich durch eine verbesserte Entscheidungsgrundlage auf die gesamte Unternehmenssteuerung aus. Mit einem sinnvoll gestalteten Datenmanagement lassen sich geforderte Ziele auf Unternehmensebene erreichen. Planungsvorgänge werden optimiert und unterstützen eine schnelle und sichere Entscheidungsfindung.
   
2. Marketing Automation
   Unternehmen, die Marketing Automation einsetzen, sind in besonderem Masse auf ein gutes Datenmanagement angewiesen. Werden alle verfügbaren Kundendaten an einer zentralen Stelle der Automationsplattform zur Verfügung gestellt, kann diese besser auf die individuellen Bedürfnisse eines jeden Kunden eingehen. Zentral gespeicherte, gut gepflegte Kundenprofildaten sind also der erste Schritt zu höherer Wirksamkeit automatisierter Kampagnen.
   
3. Effizienzsteigerung
   Ihr Unternehmen investiert zwar in neue Technologien und Data Scientists, um Wettbewerbsvorteile zu schaffen, füttert aber Ihre Mitarbeiter mit Daten, die redundant und häufig falsch sind? Die Lösung ist ein zentraler Datenpool. Dieser stellt Ihren Mitarbeitern die Daten zur Verfügung, die sie benötigen und sorgt für ein effizientes Arbeiten im Team.

Hinweis: Entscheidend für das Erreichen Ihrer Ziele ist eine individuelle Datenstrategie.  Darunter versteht man einen ausformulierten und zielorientierten Verfahrensplan, mit dessen Hilfe Sie Wissen und Mehrwert aus Ihren Daten generieren können.

Welche Daten fallen in Ihrem Unternehmen an?

Bevor Sie damit beginnen, Ihr Datenmanagement zu planen oder in neue Systeme zu investieren, stellen Sie sich zunächst folgende grundsätzlichen Fragen: Welche Arten von Daten fallen in meinem Unternehmen an und welche davon sind besonders schützenswert? Wir geben Ihnen einen Überblick, in welche Kategorien Sie Ihre Daten einteilen und worauf Sie beim Datenschutz besonders achten sollten: 

• Personenbezogene Daten: Hierbei handelt es sich um Informationen, die sich unmittelbar auf bestimmte Personen beziehen wie: Namen, Telefonnummern, Adressen, Kundendaten, Mitarbeiterdaten oder Daten von Drittpersonen. Daten dieser Kategorie benötigen einen besonders hohen Schutz.
• Schützenswerte Firmendaten: Dazu gehören firmeninterne Daten wie Buchhaltungsdaten, Steuerunterlagen und Firmengeheimnisse. Auch hier steht ein sorgsamer Umgang mit Daten im Vordergrund.
• Sekundärdaten: Darunter versteht man Daten, die in Rahmen einer Maßnahme für einen anderen Zweck entstehen, wie beispielsweise Log-Protokolle im Firmennetzwerk.
• Öffentliche Daten: Online oder im Print-Format – hierzu zählen sämtliche Informationen, die der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, wie Ihre Webseite, Ihre Firmenbroschüren oder Ihre Newsletter.
  

Wichtig: Beachten Sie bei öffentlichen Daten stets die Einhaltung von Urheberrechtsvorschriften und den Schutz eigener Daten.

Datenmanagement ist ein Prozess – keine Maßnahme

Datenmanagement verfolgt das übergeordnete Ziel: Ihre Mitarbeiter und verbundenen Unternehmen dabei zu unterstützen, die Verwendung von Daten im Rahmen von Richtlinien und Vorschriften zu optimieren, um zeitnahe Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen. Betrachten Sie aus diesem Grund Datenmanagement nicht als ein Bündel einzelner Maßnahmen, sondern als einen übergreifenden Prozess, der ein breites Spektrum an Aufgaben, Teilgebieten, Expertenwissen und Verantwortlichkeiten mit sich bringt. Wir geben Ihnen im folgenden Einblick:

• Stammdaten-Verwaltung: Als Stammdaten bezeichnet man Basisinformationen, auf welchen andere Daten und Analysen aufbauen. Dazu gehören Daten zu Produkten, Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern, Standorten und Inventar. Sind jedoch mehrere Datenquellen vorhanden, wird es schwierig, eine einzige Version aktueller und korrekter Informationen bereitzustellen. Mithilfe einer übergeordneten Stammdatenverwaltung ist Ihr Unternehmen jedoch in der Lage, einen allgemeingültigen und korrekten Datenbestand zu schaffen.
  
• Data-Stewardship: Stewardship bezeichnet ein aktives Durchsetzen von Verwaltungsrichtlinien. Mithilfe eines Data-Stewards implementieren Sie die Richtlinien des Datenmanagements in Ihrem Unternehmen. Zu dessen Hauptaufgabenbereich zählen die Unterweisung und die Kontrolle der geltenden Richtlinien für die Datensammlung, die Datensammlung, den Datentransport und die Datennutzung sowie der Austausch mit den verschiedenen Abteilungen und Teams.
  
• Datenqualitäts-Management: Die Aufgabe des Datenqualitätsmanagements besteht darin, die Korrektheit, Eindeutigkeit, Aktualität und Vollständigkeit Ihrer sicherzustellen. Hierbei prüft der Datenqualitätsmanager die gesammelten Daten auf mögliche Probleme wie etwa doppelte Einträge, uneinheitliche Versionen und inhaltliche Fehler.
  
• Daten-Sicherheit: Das wohl wichtigste Teilgebiet des Datenmanagements ist die Datensicherheit. Hier geht es um drei verschiedene Aufgaben: 

• Schutz der Daten vor Verfälschung und Verlust. Dazu kommen Strategien für Backups und Versionierung zum Einsatz.
• Schutz gegen unbefugte Datenzugriffe von außen („Hacker”). Dies ist das Tätigkeitsgebiet von Cybersecurity-SpeziaIisten.
• Schutz von sensiblen Personendaten. Datenschutz-Spezialisten kümmern sich um das sichere Management von sensiblen Personendaten und um das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen wie der DSGVO.

• Data-Govemance:  Data-Governance enthält verbindliche Richtlinien für das Erfassen, den Fluss, die Nutzung und den Schutz Ihrer wichtigen Informationen. Dieses Teilgebiet wird von einem Data-Governor beaufsichtigt, der wiederum die Data-Stewards, Qualitätsmanagement-Experten, Sicherheitsspezialisten überwacht.
  
• Big Data-Management: Die Aufgabe des Big-Data-Management ist das Erfassen, Bereinigen, Speichern und Bereitstellen riesiger Rohdatenbestände, welche zur Prozessoptimierung, zur Verbesserung der Sicherheit und als Basis für Business-lntelligence-Analysen von Nutzen sind.
  
  

Teilgebiete des Datenmanagements – © P&M Agentur Software + Consulting GmbH

Datenmanagement – welches System ist für Ihre Anforderungen am besten geeignet?

Die Antwort auf diese Fragestellung hängt maßgeblich von der Größe Ihres Unternehmens ab. Sie finden auf dem Markt verschiedene Ansätze integrierter Lösungen: Einige widmen sich besonders der Auswertung und optimalen Nutzung vorhandener Daten, z. B. zu Werbezwecken. Andere verfolgt die Steigerung der Produktivität durch Nutzung aller zur Verfügung stehenden Daten. Beispiele dazu sind:

• Enterprise Resource Planning Systems (ERP): ERP-Systeme wie SAP, Sage, Oracle und Microsoft bieten Ihnen einen umfassendsten Ansatz, denn sie umfassen sämtliche Ressourcen im Unternehmen. Dazu gehören beispielsweise Personal, Arbeitsmittel und Material. 
• Master Data Management (Zentrale Stammdatenverwaltung): Diese befassen sich vorwiegend mit der Zentralisierung und Überarbeitung der Kerndaten eines Unternehmens wie Mitarbeiterdaten, Kundendaten und Informationen über Arbeitsmittel. 
• Content-Management-Systeme (CMS): Hierbei handelt es sich um eine Software zur gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung, Organisation und Darstellung digitaler Inhalte, wie beispielsweise Webseiten oder das Intranet.

Vorteile eines zentralen Datenmanagements

Ein unternehmensübergreifendes Datenmanagement verhindert doppelte Datensicherung und doppelte Arbeitsprozesse, erlaubt einen schnelleren Zugriff auf relevante Daten und eine schnelle Aufbereitung und Zusammenführung verschiedener Daten über eine zentrale Schnittstelle. Das bringt Vorteile für sämtliche Unternehmensbereiche. Einen Auszug der Vorteile für Ihre Abteilungen führen wir Ihnen nachfolgend auf:

Unternehmenssteuerung:

• Zugriffe und Informationen in Echt-Zeit, 
• Analysen und sichere Entscheidungen auf Basis qualitativ hochwertiger Daten,

• Identifizierung interner Probleme und Schwachstellen,
• Kostenreduktion durch Cloud-Lösungen,
• Optimierung von Prozessen, 

• Schutz kritischer Informationen, 
• Vermeidung von Bußgeldern können Unternehmen auch Schadensersatzprozesse durch die Einhaltung relevanter Compliance-Standards und
• Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Machine-Learning-Lösungen.

Produktion und Beschaffung:

• Automatisierung der Materialwirtschaft,
• Optimierung des Materialeinsatzes und
• Reduzierung des Time 2 Market.

Lieferanten:

• Kostenreduktion in der Beschaffung und
• Optimierung von Beschaffungsprozessen.
  

Kundenservice und Support

• Zentraler Datenpool zur Bearbeitung von Kundenanfragen, 
• Automatisierung von Prozessen durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz oder Machine-Learning und
• Entlastung Ihrer Mitarbeiter.
  

Marketing & Vertrieb

• Individuell auf Interessen und Interaktionen Ihrer Kunden abstimmte Werbung und Aktionen wie Preisnachlässe oder Spezialangebote in Echtzeit.
  

Herausforderungen rund um das Datenmanagement

Die wohl größte Herausforderung im Datenmanagement liegt heutzutage im enormen Geschäftstempo und in der zunehmenden Verbreitung von Daten. Die stetig wachsende Vielfalt, Geschwindigkeit und Datenmengen, die Unternehmen zur Verfügung stehen, zwingt Unternehmen dazu, nach effektiveren Verwaltungstools zu suchen, um Schritt zu halten. 

Im Folgenden zeigen wir Ihnen fünf Herausforderungen inklusive Lösungsansätze aus der Praxis auf:

1. Enorme Anzahl an Daten
   Ist Ihr Unternehmen zeitweise mit der enormen Anzahl an Daten überfordert? Dann sollten Sie eine Big-Data Plattform in Betracht ziehen: Denn diese unterstützt den Transport, die Anreicherung, die Speicherung und die performante Auswertung Ihrer Daten.
2. Unterschiedliche Daten-Quellen
   Sammelt und speichert Ihr Unternehmen Daten aus einer Vielfalt unterschiedlichster Daten-Quellen wie beispielsweise: Log-Protokolle, Sensoren, intelligenten Geräten, Social Media und Videokameras? Bedenken Sie, diese Daten sind nur profitabel, wenn Ihr Unternehmen weiß, über welche Daten sie verfügen, wo sich diese befinden und wie Ihr Unternehmen diese gewinnbringend verwenden kann.
   Ein zentrales Datenmanagement-System schafft Abhilfe. Es fügt Ihre Daten aus unterschiedlichsten Datenquellen zusammen, vereinheitlicht diese und bildet die Basis für ein unternehmensübergreifendes Reporting. 
3. Zentrale Datenverwaltung
   Arbeiten Ihre Teams mit unterschiedlichen Datensätzen? Dann sollten Sie eine zentrale Datenverwaltung ins Auge fassen. Mithilfe dieser sind Ihre Mitarbeiter und Teams in der Lage, auf qualitativ hochwertige Informationen in Echtzeit zuzugreifen.
4. Datenaufbereitung
   Treffen Daten unstrukturiert in Ihrem Unternehmen ein? Dann bedürfen diese im ersten Schritt einer Datenaufbereitung. Systeme, die speziell für lokale, cloudbasierte oder hybride Umgebungen konzipiert bieten hierzu gezielte Unterstützung, um Ihre Daten zu organisieren, duplizieren und zu bereinigen.
5. Datenkultur
   Binden Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in den Informationsprozess ein? Halten Sie sich stets vor Augen: Alle Prozesse und Systeme der Welt sind nutzlos, wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wie — und vielleicht genauso wichtig: warum — sie diese nutzen sollen. Indem Manager ihren Teammitgliedern die Vorteile des Datenmanagements (sowie die potenziellen Nachteile, die entstehen, wenn man die Datenverwaltung ignoriert) bewusst vor Augen führen, binden sie diese aktiv in den Informationsprozess ein.

Für Sie als Unternehmer gilt es: Diese und andere Herausforderungen zu überwinden, wenn sie traditionelle Vorgehensweisen hinter sich lassen und vom immensen Potenzial Ihrer Daten profitieren wollen. Mit der optimalen Planung, geeigneten Praktiken und den richtigen Partnern können Technologien wie beschleunigtes maschinelles Lernen potenziellen Schwachstellen entgegenwirken und umfassende Geschäftserkenntnisse sowie eine bessere Kundenerfahrung ermöglichen. 

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter

Ohne ein Verständnis für Datenmanagement ist es für Ihr Unternehmen äußerst schwierig, effektiv auf das Kundenverhalten zu reagieren und potenzielle Chancen zu nutzen. Verfügen Sie jedoch über Datenmanagement-Richtlinien, die von allen Mitarbeitern gut verstanden und weitgehend befolgt werden, können Ihre Mitarbeiter dank der Erkenntnisse aus den Daten schneller anpassen, potenzielle Einnahmequellen leichter erkennen und Kosten gezielt senken. 

Wichtig! Neben der formalen Data-Governance gilt es, Ihre gesamte Belegschaft hinsichtlich Daten zu sensibilisieren. Der Abbau von Vorurteilen und die Akzeptanz der Ergebnisse sind maßgeblich von der Integration der Mitarbeiter abhängig. 

Denken Sie an die Zukunft

Machen Sie sich als Unternehmer bewusst: Kunden- und Produktdaten sind entscheidend für das zukünftige Wachstum Ihres Unternehmens. Sehen Sie über Ihre Probleme im Datenmanagement hinweg, riskieren Sie längerfristig Nachteile. Ihre Fähigkeit, strategische Entscheidungen zu treffen, wird eingeschränkt, Sie handeln weniger agil und Sie können sich nicht erfolgreich auf dem Markt behaupten. Ein zentrales Datenmanagement unterstützt Ihr Unternehmen dabei, einen hochwertigen und sicheren Informationsfluss zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Stakte-Holdern zu gewährleisten. Außerdem bietet es Ihnen durch den Einsatz von KI und Machine-Learning einen enormen Wettbewerbsvorteil für die Zukunft.

Wir stehen Ihnen gerne beratend zur Seite! P&M ist Ihr Partner aus der Praxis. Was uns als Berater:innen von vielen anderen Unternehmensberatungen unterscheidet, ist unsere praktische Erfahrung aus zahllosen erfolgreichen Digitalisierungsprojekten. Sprechen wir von Digitalisierung, ist das keine Theorie, sondern gelebte Praxis. Wir freuen uns darauf, Sie gemeinsam mit Ihnen umzusetzen. 

In unserer Serie „Data-Driven Business anstatt Datensilos!“ erfahren Sie in unserem fünften Beitrag: Datenmanagement – so sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter, wie Sie mit einer unternehmensweiten, datengestützten Arbeitskultur viel mehr aus den Daten herausholen können und Ihren Unternehmenserfolg langfristig sichern.